8 rzeczy, których być może nie wiesz o fakturach

Prowadzisz od niedawna własną firmę? A może rozliczasz się we współpracy w ramach umowy B2B? Z pewnością zainteresuje Cię ten temat. Chodzi o… ciekawostki na temat faktur, które w związku ze swoją działalnością, zapewne regularnie wystawiasz. 

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać m.in. następujące elementy/informacje:

• datę wystawienia,
• datę sprzedaży, jeżeli jest inna niż data wystawienia,
• numer faktury (nadany w ramach jednej lub więcej serii, numer musi jednoznacznie identyfikować fakturę),
• dane wystawiającego,
• dane klienta,
• nazwę towaru lub usługi, jego ilość i jednostkę miary, 
• cenę jednostkową netto,
• stawkę VAT,
• wysokość podatku VAT
• podsumy z podziałem na wysokość VAT,
• kwotę do zapłaty brutto.

Czy wiesz jednak, jakich elementów nie trzeba zawierać na fakturze? Sprawdź te i inne ciekawostki na temat tego kluczowego dokumentu.

1. Elementy obowiązkowe na fakturze

Co ciekawe, na fakturach można pominąć napis “faktura” albo “faktura VAT”. Komunikat tego typu wcale nie sprawia, że dokument ten staje się fakturą. Kluczowe są dane/informacje, które się na nim znajdują. 

Często faktury zawierają oznaczenie “oryginał” lub “kopia”. Warto pamiętać, że również te komunikaty nie mają w tym przypadku większego znaczenia. Na fakturze nie trzeba (choć oczywiście można) zawierać informacji o terminie oraz sposobie płatności. 

Obowiązek składania podpisu na fakturze zniesiono już kilka lat temu. 

2. Brak konieczności poprawy literówek

Wystawiłeś fakturę i zauważyłeś w niej drobne literówki? Jeżeli te nie zaburzają czytelności faktury, to śmiało możesz je zostawić. Nie pomyl się jednak w NIP-ie. 

3. Imię i nazwisko zamiast nazwy firmy

Zapewne wiesz, że jeżeli zakładasz jednoosobową działalność gospodarczą, to nie musisz nadawać jej nazwy. Wystarczy Twoje imię i nazwisko. Nawet jeżeli firma zyskała nazwę, to ta nie musi znajdować się na fakturze. Informacja ta jest opcjonalna. Kluczowe jest zawarcie imienia i nazwiska. 

4. Brak faktury korygującej w przypadku błędu

Popełniłeś błąd na fakturze i wysłałeś ją do kontrahenta? Skontaktuj się z partnerem biznesowym. Jeżeli ten jeszcze nie rozliczył dokumentu, to poinformuj go o błędzie i wyedytuj wystawioną fakturę albo wystaw ją jeszcze raz (oczywiście pamiętając, by nadać “stary” numer). Najłatwiej wystawiać faktury w programie do fakturowania, np. Fakturownia.pl. W każdej chwili będziesz mógł zalogować się do swojego profilu, by sprawdzić historię faktur czy wyedytować dany dokument bez wpisywania wszystkich danych od nowa. To bardzo wygodne i co ważne w przypadku każdego przedsiębiorcy i nie tylko – oszczędza czas.

5. Wygoda dostarczenia faktur

Wspomnieliśmy już, że faktura nie wymaga podpisu. A to oznacza, że śmiało możesz ją wystawić i wysłać do kontrahenta mailem. Wcale jednak nie musisz tego robić. Twoim obowiązkiem jest wystawić dokument i powiadomić klienta, że ten może odebrać ją w biurze. Naturalnie jest to dość ryzykowne – mało kto opłaci fakturę, której nie ma. 

Warto w tym miejscu wspomnieć o jeszcze jednej ciekawostce – obowiązek dostarczenia faktury do klienta mają tylko firmy telekomunikacyjne. 

6. Centralny system faktur w Polsce

Polski rząd pracuje obecnie nad Krajowym Systemem e-Faktur. Można go już testować. To nic innego jak centralna baza faktur administrowana przez Krajową Administrację Skarbową. Nowa platforma teleinformatyczna da możliwość wystawienia, otrzymania oraz przechowywania faktur tzw. ustrukturyzowanych. KSeF będzie nadawał każdemu dokumentowi numer identyfikujący oraz weryfikował jego poprawność wg konkretnego wzoru. Korzystanie z centralnej bazy e-faktur ma stać się obligatoryjne od 2024 roku. Termin ten jednak nie został jeszcze ostatecznie potwierdzony. 

Fakturownia.pl, system do fakturowania, umożliwia eksport faktur do specjalnego formatu KSeF XML. Sprawdź, jak zrobić. 

7. Bezpłatne wystawianie faktur?

Tak, faktury możesz wystawiać za darmo. W sieci znajdziesz sporo tego typu narzędzi – większość z nich jednak nie zapisuje historii wystawionych dokumentów. Co oznacza, że musisz sam je gromadzić, a w razie konieczności edycji będziesz zmuszony do przepisywania wszystkich danych od nowa. Warto założyć konto w systemie do fakturowania, np. Fakturownia.pl. Jeżeli wystawiasz do 3 dokumentów, to możesz skorzystać z darmowego konta. Opłaty, zresztą niewielkie, dotyczą bardziej rozbudowanych kont i funkcji. W Fakturowni możesz przetestować za darmo przez 30 dni wszystkie funkcje programu. 

System do fakturowania daje wiele możliwości i ułatwia prowadzenie firmy. Wystawisz w nim fakturę dosłownie w chwilę, także z poziomu telefonu. 

8. Designerska faktura? Dlaczego nie!

Czy wiesz, że Twoja faktura może… wyglądać ładnie? Teoretycznie to nudny dokument, ale jak najbardziej możesz go utożsamić ze swoją działalnością. Nie chodzi tylko o dodanie loga, ale zmianę szablonu (np. na bardziej designerski). Wiele programów umożliwia stworzenie własnej templatki faktury. A to oznacza, że każdy tego typu dokument może nawiązywać do kolorystyki Twojej działalności itd. Z pewnością zrobi to ogromne wrażenie na Twoim kliencie. 

Wiedziałeś te wszystkie rzeczy o fakturach? A może są jakieś inne ciekawostki, którymi chcesz się podzielić z tego zakresu?

*Artykuł powstał we współpracy z Fakturownia.pl

______________________________________________________________________________________________

Źródło zdjęcia głównego: Unsplash@ Scott Graham

Oferty pracy z

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.