Biuro dla firmy - lepiej zainwestować we własna przestrzeń czy wynająć?
Biuro dla firmy

Biuro dla firmy – lepiej zainwestować we własną przestrzeń czy wynająć?

Dylemat dobrze znany każdemu przedsiębiorcy, szczególnie na etapie tworzenia biznesplanu. Czy bardziej opłacalne będzie wynajęcie biura, czy zainwestować we własną siedzibę? Przybliżymy Wam plusy i minusy każdego z tych rozwiązań.  

Każda firma, nawet ta działająca jedynie poprzez platformę internetową lub usługi online, musi posiadać swoją siedzibę. Wielu drobnych przedsiębiorców decyduje się na rejestrację swojej firmy we własnym domu, jednak większe spółki, zatrudniające wielu pracowników, nie obędą się bez własnego biura. Jakie są zalety i wady najmu oraz kupna powierzchni przeznaczonej pod biznes? Czy warto łączyć przestrzeń mieszkalną z pracą? Postaramy się odpowiedzieć na te pytania.

Zanim zdecydujesz, czy wynająć, czy kupić lokal na biuro dla firmy

O tym, czy wystarczającym dla Twojego biznesu będzie wynajęte, czy własne biuro, powinny decydować takie czynniki, jak ilość pracowników, mobilność pracy, konieczność przechowywania dokumentów w wersji papierowej oraz budżet. Przyjrzyjmy się dokładniej tym punktom:

Wielkość zatrudnienia

Jeśli prowadzisz małą firmę i nie zatrudniasz pracowników lub masz jednego, maksymalnie dwóch współpracowników, praca w przestrzeni biurowej może okazać się zbędnym wydatkiem. W przypadku zatrudnienia kilku pracowników, powierzchnia biurowa może być na tyle niewielka, że zarówno pod względem praktycznym, jak i finansowym, bardziej opłacalne okaże się wynajęcie pomieszczeń, które w razie zaistnienia takich okoliczności, będziecie mogli szybko opuścić i zmienić swoją lokalizację na bardziej korzystną.

Praca stacjonarna, zdalna, czy mobilna?

Początek roku 2020 skłonił cały świat do zrewidowania poglądów na to, jaki rodzaj pracy musi być wykonywany stacjonarnie, a jaki sprawdza się w formie zdalnej bez konieczności codziennych wizyt w biurze. W takich wypadkach wiele spółek decyduje się na wykupienie lokalu na własność, a następnie podzielenie go i wynajem nieużywanej części biura. Również usługi wykonywane mobilnie lub świadczone u klientów często można z powodzeniem oferować nie posiadając własnego lokalu lub wynajmując niezbyt obszerne biuro.

Dokumentacja

Konieczność przechowywania obszernej dokumentacji, zarówno klientów, jak i pracowników, dotyczy przede wszystkim średnich i dużych przedsiębiorstw, zatrudniających od kilkudziesięciu do kilkuset osób. Wynajęcie lokalu wydaje się korzystnym rozwiązaniem, gdy firma dopiero wkracza na rynek. Szczególnie, gdy Twoje usługi nie wymagają odwiedzin ze strony klientów, a dokumenty służbowe możesz przechowywać w biurze podatkowym, które poprowadzi Twoje finanse. 

Wziąć kredyt na kupno biura dla firmy, czy płacić za najem?

W zależności od indywidualnych ofert najmu, często okazuje się, że miesięczne opłaty są równe lub nawet wyższe od tych, jakie płacilibyście w formie rat kredytu. Oczywiście – podpisanie wieloletniej umowy z bankiem jest poważnym zobowiązaniem, z którego w razie niespodziewanych problemów możecie nie móc w łatwy sposób wyplątać Waszej firmy. Z drugiej strony w przypadku najmu lokalu ryzykujecie – o ile instytucje, takie jak banki podlegają wielu regulacjom prawnym oraz ubezpieczeniom, umowy zawierane z prywatnymi oferentami nierzadko posiadają wady prawne. W takim przypadku o wiele trudniej dochodzić własnych racji.

Zobaczcie także: Czy można się nie zgodzić na powrót z pracy zdalnej do biura?

Za i przeciw – najem biura dla firmy 

Wynajem biura posiada praktycznie te same minusy, które można zauważyć w przypadku zamieszkiwania w wynajętym mieszkaniu lub pokoju. Słynny brak możliwości wbicia gwoździa w ścianę bez zgody wynajmującego lokal zazwyczaj niestety ma zastosowanie również w przypadku biur. 

Brak swobody w kwestii urządzania i dekorowania powierzchni rekompensuje brak długofalowych zobowiązań wynikających z umowy najmu. Jeśli któregoś dnia postanowicie zmienić lokal (ze względu na jego lokalizację, powierzchnię lub konieczność współdzielenia piętra/budynku) wystarczy, że odczekacie umowny okres wypowiedzenia i będziecie mogli bez zobowiązań znaleźć nowe biuro. 

Jednym z minusów wynajmowania lokali, na które zwracają uwagę doradcy, jest dość duża swoboda w konstruowaniu umów, które mogą zawierać liczne pułapki dla mniej doświadczonych przedsiębiorców. Kolejnym niebezpieczeństwem jest dość częsta praktyka, polegająca na doliczaniu dodatkowych, nie zawsze w pełni uzasadnionych opłat, które mogą nieoczekiwanie wzrastać wraz z upływem czasu.

Zalety i wady własnej przestrzeni biurowej

Własne biuro daje nieograniczone możliwości, jeśli chodzi o jego dostosowanie do własnych potrzeb. Właściciel decyduje o układzie pomieszczeń, wykorzystaniu przestrzeni, jak również wykończeniu lokalu. Niekiedy właściciel gruntu, na którym posadowiony jest zakupiony lokal, może zwrócić się do Was z prośbą o dostosowanie jego zewnętrznego wyglądu do trendu, w jakim jest utrzymana okolica, jednak ostateczny wygląd biura będzie zależał tylko od Was.

Zakup własnego lokalu wiąże się z koniecznością zainwestowania dużych nakładów finansowych, często kredytowanych przez bank. Ta druga opcja wiąże się z ryzykiem – może mieć poważne reperkusje w przypadku problemów finansowych, które utrudnią lub nawet czasowo uniemożliwią spłatę rat. Przed zaciągnięciem kredytu warto nie tylko bardzo dokładnie zapoznać się z pełnymi ofertami sprawdzonych banków, ale również przeanalizować realne możliwości spłaty zobowiązań.

Jak sami widzicie, nie da się jednoznacznie odpowiedzieć, czy bardziej opłacalny okaże się wynajem biura, czy też zakup lokalu na własność. Wszystko uzależnione jest od profilu działalności, dalekosiężnych planów, wielkości zatrudnienia, jak i gotowości do zainwestowania sporej ilości finansów. Mamy nadzieję, że nasz artykuł pomoże Wam w podjęciu decyzji o tym, czy w Waszym wypadku korzystniejsze okaże się zakupienie własnego lokalu, czy też wynajęcie biura.

________________________________________________________________________________________________

Źródło zdjęcia głównego: [email protected] Austin Distel

//