fbpx
zarzadzanie czasem - plany, cely i priorytety z wykorzystaniem scruma

Jak Scrum może podnieść Twoją produktywność?

Organizacja czasu w zwinny sposób! Cz. 2

Ten artykuł jest kontynuacją części pierwszej i gorąco zachęcam do zapoznania się z nią w pierwszej kolejności – poniższa treść bezpośrednio nawiązuje i czerpie z wiedzy przedstawionej już wcześniej 😊.

Maks OperlejnAutorem artykułu jest Maks Operlejn – techniczny geek z duszą humanisty. Kończy studia inżynierskie na kierunku Data Engineering na Politechnice Gdańskiej. Doświadczenie zawodowe zbierał na pozycjach analityka biznesowego, inżyniera danych i programisty. Obecnie sprawuje rolę konsultanta technologicznego w warszawskim startupie. Prywatnie jest fanem sportu, języków obcych i aktywnego podróżowania (najlepiej autostopem). Kocha nowe wyzwania, eksperymentowanie ma we krwi. Kompulsywnie kupuje książki, na których czytanie nie ma czasu.


Sprint Planning organizacja czasu

Efektem pracy na podstawie poprzedniej części artykułu jest Product Backlog – wielki potwór wypełniony zadaniami, na które nie mamy przecież czasu! Należy w tym miejscu zaznaczyć, że owe aktywności będą przez nas wykonywane iteracyjnie, krok po kroku i małymi partiami – będziemy zatem stawiać cele krótkoterminowe, mając z tyłu głowy większy plan. Ale od początku!

Działania będziemy planować w ograniczonych odstępach czasowych tak zwanych sprintach. Nie jesteśmy w stanie pracować nad wszystkimi aspektami życia jednocześnie, stąd taki podział. Sprinty będą mieć stałą długość, którą dostosować możecie do Waszych potrzeb i możliwości czasowych – na start polecam sprinty jednotygodniowe.

Nasz sprint nadzorować będziemy na osobnej tablicy w Trello. Stwórzmy ją więc, inicjując cztery (na ten moment puste) listy:

  • Sprint Backlog
  • To do today
  • In progress
  • Done

Sprint Trello planowanie czasu

Szablon tablicy Trello do wglądu pod tym linkiem.

Sprint Backlog to nic innego, jak lista rzeczy, które chcemy zrobić w ciągu obecnego sprintu. Pozostałe listy przypominają w założeniach wszelkie aplikacje do śledzenia zadań pokroju Wunderlist, Todoist czy Habitici.

Na początku każdego sprintu (domyślnie na początku każdego tygodnia), poświęcimy pewien okres czasu na Planowanie Sprintu (ang. Sprint Planning), zastanów się które aktywności chcesz/musisz zrobić w danym tygodniu. Przy planowaniu ilości wykonywanych czynności musimy wziąć pod uwagę czynnik najważniejszy – dostępną ilość czasu, czyli objętość sprintu. Po odjęciu czasu potrzebnego na sen i pracę, a także uwzględniając czas wolny na przeglądanie sociali, oglądanie Netflixa czy czytanie książek, optymalnie przeznaczam na sprint od 42 do nawet 63 Story Pointów (średnio 6-9 dziennie). Na objętość wpływa wiele czynników, które powinniśmy brać pod uwagę – zaplanowane wyjazdy, imprezy, trudny tydzień w pracy wszystko, co ukradnie nasz cenny czas. Początkowo proponuję trzymać się tej dolnej granicy, z czasem, gdy Wasza umiejętność planowania i estymacji wzrośnie, będziecie doskonale wiedzieć, ile czasu jesteście w stanie przeznaczyć w konkretnym tygodniu na wszelkie aktywności. I pamiętajcie: każdy myśli inaczej, nie sugerujcie się więc za bardzo moimi liczbami i szacujcie złożoność zadań i objętość sprintu po swojemu, metodą prób i błędów. 

Zacznijmy więc przerzucanie zadań z Product Backlogu do Sprint Backlogu. W górnej części Sprint Backlogu po każdym dodanym zadaniu zwiększać się będzie ilość Story Points, starajcie się nie przekroczyć wcześniej ustalonego limitu objętości. Pamiętajcie też o wcześniej ustalonych priorytetach, zacznijcie od najważniejszych zadań. Każde zadanie przerzucane do Sprint Backlogu powinno być wyestymowane. Jeśli zadanie jest powtarzalne, zamiast opcji Przenieś użyj Kopiuj.

Product backlog zarządzanie czasem

To na tyle! Jesteście już w pełni przygotowani do sprintu. Przez najbliższy okres czasu będziecie skupiać się na wybranych przez siebie zadaniach. Teraz czas na omówienie krótkiego codziennego rytuału, który pomoże Wam z rozmachem wkroczyć w nowy dzień.

Organizacja czasu przykłady

Bonus: śledzenie nawyków

Wcześniej przy temacie etykiet wspomniałem o nawykach, czas trochę rozjaśnić sytuację. Może się okazać, że jakieś zadanie będziecie chcieli powtarzać codziennie, nie warto więc dodawać tego do Product Backlogu i potem siedmiokrotnie klonować do tablicy naszego sprintu. Z pomocą przyjdzie nam kolejny dodatek do Trello (tak zwany Power-up, w darmowej wersji narzędzia mamy możliwość instalacji tylko jednego) Kloner Zadań. Zainstalujcie go w swoim projekcie (addon znajdziesz pod tym linkiem). W tym momencie w widoku szczegółów każdego zadania pojawi nam się opcja “Powtarzaj”, możemy w tym miejscu określić, w jakie dni tygodnia chcemy owe zadania powtarzać, z jaką częstotliwością i o której godzinie mają nam się pojawiać na tablicy. Dodajcie więc swoje powtarzalne zadania, nawyki, które chcecie w sobie wykształcić albo codzienne przypominajki. Pamiętajcie o estymacji każdej karty i wliczaniu powtarzalnych kart w objętość sprintu

Jak zarządzać czasemlista To Do Today


Przy okazji, na obrazku powyżej macie doskonały przykład, dlaczego warto estymować punktami, nie godzinami. Pomimo że zrobienie 10000 kroków dziennie jest zdecydowanie dłuższą aktywnością niż czytanie książki, to właśnie drugie zadanie wyceniłem na więcej SP. Wynika to z faktu, że zrobienie tego konkretnego dystansu nie jest dla mnie trudne, bo i tak w ciągu dnia dość sporo się ruszam
zadanie zatem “robi się samo”. Czytanie książki przy obecnej liczbie rozpraszaczy wokół (przeklęty Facebook!) może być większym wyzwaniem.

Daily Scrum codzienny rytuał planowania

Zakładam, że może Was przerażać perspektywa codziennej dodatkowej aktywności, a przecież cały ten artykuł miał zaoszczędzić Wam czasu, a nie go pochłaniać! Rzecz w tym, że w szerszej perspektywie Daily Scrum, czyli poranne planowanie, pomoże Wami ustrukturyzować dzień, redukując tym samym wszelkie wątpliwości co do tego, za co powinniście się zabrać. Po obudzeniu się, poświęćcie 5 minut na wybranie tych zadań, które chcecie dziś wykonać. Przerzućcie je ze Sprint Backlogu do sekcji To Do Today. Podkreślę ponownie, pamiętajcie o priorytetach i maksymalnej objętości dziennej. Oczywiście w przypadku dnia wolnego od pracy i innych obowiązków możecie nałożyć na siebie więcej zadań, ale planujcie z zapasem w razie zbyt długiego wolnego czasu, zawsze możecie dociągnąć aktywności ze Sprint Backlogu 😊. Tak samo działa to w drugą stronę, jeśli z różnych przyczyn nie uda Wam się osiągnąć dziennego celu, to nie koniec świata! Zostawicie sobie pozostałą część zadań na kolejną dobę.

Oczywiście w ciągu dnia w miarę progresu w zadaniach, będziemy je przerzucać do odpowiednich kategorii  odpowiednio do In progress Done, gdy już z daną aktywnością się uporamy.

Techniki zarządzania czasem

Sprint Review monitorowanie efektów działania

Pod koniec każdego sprintu przychodzi czas na Przegląd Sprintu (ang. Sprint Review). Przejrzyjcie listę zadań, które udało Wam się wykonać (możesz je wtedy zarchiwizować, żeby nie zalegały na tablicy), zastanówcie się, czy ich zakończenie w jakiś sposób może wpłynąć na kształt Product Backlogu jeśli w poprzednim sprincie np. zakończyliście naukę czasu teraźniejszego w studiowanym języku obcym, może warto wziąć się za czas przeszły i dorzucić odpowiednie karty do backlogu? Przegląd Sprintu prowadzi nas bezpośrednio do ostatniego wydarzenia specjalnego, czyli…

Sprint Retrospective jak poprawić efektywność?

Retrospektywa to chwila refleksji, tym razem zamiast wykonanych zadań, skupimy się na jakości procesu. Zastanówcie się, co Wam się podoba w Waszym systemie pracy, a co mogłoby pójść lepiej. Jeśli jakaś rzecz Wam nie pasowała, zastanówcie się, jak możecie to naprawić. Prosty przykład – niektóre zadania ze Sprint Backlogu były nie do ruszenia ze względu na czynniki zewnętrzne czekacie na maila od osoby trzeciej albo na trzy dni z uwagi na remont zamknęli Wam siłownię. Zadania wciąż znajdują się zatem w backlogu, co może być mylące. Postanowiłem, że prócz standardowych list (Sprint Backlog, To Do Today, In Progress Done) dodam specjalną sekcję Blocked na te aktywności, które z jakiegoś powodu nie mogą zostać wykonane tym samym delikatnie usprawniłem cały proces. Zachęcam Was więc do eksperymentowania formą ważne, żeby całokształt sprawiał Wam satysfakcję.

Jak wszystkie te wydarzenia rozłożyć czasowo?

Żeby trochę rozjaśnić Wam w głowach, przedstawię mój plan tygodnia:

  1. W poniedziałek zaraz po porannej toalecie zabieram się za Planowanie Sprintu. Zaczynam około 8:30 i zajmuje mi to zazwyczaj kilka/kilkanaście minut. Tuż po Sprint Planningu zabieram się za Daily, wybieram zadania na zaczynający się dzień.
  2. Od wtorku do niedzieli Daily rozpoczynam zaraz po porannej toalecie, koło godziny 8:30. Jest to scenariusz idealny, który w praktyce wygląda różnie. Zazwyczaj w weekendy pośpię dłużej, a szanse porannej pobudki maleją do 0%, jeśli dzień wcześniej pozwoliłem sobie na spożycie napojów wysokoprocentowych. Nie trzymam się zatem sztywno konkretnych godzin Daily przeprowadzam po prostu niedługo po przebudzeniu się.
  3. W niedzielę wieczorem przeznaczam około pół godziny na refleksję. Podsumowanie Sprintu służy mi do przejrzenia zadań z tygodnia i uzupełniania Product Backlogu, a Retrospekcja to chwila na usprawnienie systemu zazwyczaj są to drobne, kosmetyczne wręcz zmiany, które w ogólnym rozrachunku mogą porządnie usprawnić proces. Tak kończę tydzień, a nazajutrz zaczynam wszystko od nowa 😄.

Oś czasu daily scrum

Końcowe porady – produktywność w pigułce

Na koniec zbiór luźnych porad, które pomogą Wam w organizacji życia i pracy:

  1. Pracujcie na rzecz jasno określonych celów krótkoterminowych. Rozbicie dużych zadań na części, które są zaplanowane w czasie, pomoże stworzyć poczucie realizacji i posunąć pracę do przodu. Jednocześnie warto mieć na uwadze większy plan i kreować wizję jego wykonania. Chcecie zostać mistrzami tańca, więc w poszczególnych iteracjach (sprintach) skupiacie się na pojedynczych ruchach, pozycjach, układach tanecznych to wszystko przybliża Was do ostatecznego celu.
  2. Poziom ludzkiej energii i zawziętości zmienia się w ciągu tygodnia. Warto planować zadania mniej istotne na okresy gorszej motywacji (poniedziałki, sic!), a te najważniejsze robić w środku tygodnia – wtedy poziom efektywności jest na zdecydowanie wyższym poziomie.
  3. Po przydzieleniu dzisiejszych zadań podczas Daily Scruma, warto skupić się najpierw na tych najbardziej skomplikowanych i czasochłonnych. Jak mawiał Mark Twain: „Zjedz żywą żabę każdego ranka, a w ciągu całego dnia nic gorszego cię już nie spotka”.
  4. Podczas wykonywania zadań wyeliminujcie wszelkie rozpraszacze. Ameryki tym stwierdzeniem nie odkryłem, ale zdecydowanie warto o tym pamiętać. Wyłączcie powiadomienia w telefonie i nie dajcie się pochłonąć uzależniającej magii social mediów, a zdecydowanie szybciej uporacie się z robotą!
  5. W przypadku dłuższych zadań, skorzystajcie z wiedzy naukowców i dobrze rozdzielcie czas na pracę i odpoczynek, wszystko dla zmaksymalizowania produktywności. Poczytajcie o technice pomodoro, proporcji 52:17 lub rytmie ultradialnym.
  6. W przypadku wykształcania nawyków, nie narzucajcie na siebie zbyt dużo – są małe szanse, że wytrwacie w kilku postanowieniach jednocześnie, tym samym zaprzepaścisz postęp we wszystkich. Próbując oduczyć się złych przyzwyczajeń (np. palenie papierosów), zastąpcie je nowymi, tym razem dobrymi dla Waszego zdrowia i samopoczucia.
  7. Proces opisany wyżej możecie z powodzeniem wprowadzić w rodzinie albo gronie przyjaciół. Zdecydowanie łatwiej będzie wytrwać w towarzystwie innych osób.
  8. Bawcie się podczas procesu! Z niewolnika nie ma pracownika jeśli przeszkodą nie jest tylko lenistwo, a niechęć do całego procesu, starajcie się znaleźć źródło problemu oraz znaleźć źródło satysfakcji podczas organizacji pracy i życia 😄.

Efektywne zarządzanie czasem podsumowanie

Organizowanie życia i czasu jest procesem osobistym. Należy znaleźć odpowiedni dla siebie sposób monitorowania i planowania swoich działań. Grunt to systematyczność i samozaparcie. Dałem Wam wytyczne i wskazówki, bazując na własnych empirycznych przeżyciach z przeszłości. Jeśli macie uwagi lub propozycje do całego systemu, chętnie wejdę w polemikę 😄. Tymczasem pozostaje mi życzyć Wam powodzenia i miłej, produktywnej reszty dnia!

Źródło zdjęcia ilustrującego wpis: canva.com


📢 Zapraszamy także na nasz fanpage:
https://facebook.com/RocketJobsPolska

👉 do naszych grup na Facebooku:
 Social Media Jobs  https://bit.ly/2GB5MXs
 Advertising/PR Jobs  https://bit.ly/1Puw3z5
 Marketing – Pierwsza Praca  https://bit.ly/2F6uQU3
 Rocket Jobs > 10K  https://bit.ly/2AkLuMn
 Sprzedaż cała Polska  https://bit.ly/2RMpMIG
 Design cała Polska  https://bit.ly/2JOIkFI
 Marketing, e-commerce, SEO/SEM  http://bit.ly/32uFhsq
 Rocket Community  https://bit.ly/2PQofkI

💪 na naszego LinkedIna:
 https://www.linkedin.com/company/rocket-jobs

😎 oraz na naszego Instagrama:
 https://www.instagram.com/rocketjobspolska