Project manager: Jak koordynować pracę zespołu kreatywnego?
praca project manager

Project manager: Jak koordynować pracę zespołu kreatywnego?

Project manager w zespole kreatywnym stoi przed wieloma wyzwaniami charakterystycznymi dla tej branży. Jednak sam proces twórczy, wsparty odpowiednimi narzędziami i procesami, może przebiegać płynnie – a udział w nim może się stać źródłem ogromnej satysfakcji. Sprawdź, jak pracuje na co dzień PM w agencji brandingowej.

Ania Białoń

Autorką tekstu jest Anna Białoń, doświadczona planistka strategiczna i project managerka, pracująca z klientami B2B od 2005 roku. Swoją karierę zawodową ściśle związała z obszarami reklamy, marketingu, tworzenia oprogramowania i HR. Z wykształcenia jest psychologiem, interesuje się procesami poznawczymi i wpływem technologii.


Jako project manager w Admind Branding & Communications zajmuję się zarządzaniem projektami brandingowymi. Moim zadaniem jest sprawne przeprowadzenie projektu od wstępnego zapytania po dostarczenie plików produkcyjnych. 

Firma Admind powstała w Krakowie, ale ma globalny zasięg (oraz biura w Krakowie, Amsterdamie, Odessie i Bangkoku). Jesteśmy agencją szczególną, o profilu stricte brandingowym; nasi główni klienci to także specyficzna grupa – duże marki, takie jak ABB czy Shell. Te firmy mają określoną identyfikację i dlatego nasze działania skupiają się na umiejętnym stosowaniu zasad istniejącego brandu lub na jego transformowaniu i rozwijaniu. Sprawia to, że zarówno PM-owie, jak i projektanci myślą i działają w obrębie określonych systemów (brand principles) – podążają za nimi lub wypracowują je od zera na przyszłość. 

Jak wygląda codzienna praca project mangera?

W konsekwencji w naszej codziennej pracy projektowej jest bardzo dużo analizy i kontroli jakości. Dokładnie analizujemy brief, ale też od razu zestawiamy go z wytycznymi brandu i proaktywnie proponujemy (konieczne) zmiany, które sprawią, że efekt naszej pracy będzie w pełni „on-brand”. W kwestii kontroli jakości: czasem się zdarza, że przed przekazaniem plików do klienta sprawdzamy wykonanie z checklistą – chociaż przecież mowa o projekcie graficznym, a nie programistycznym. To też specyfika Admind (a więcej o naszej agencji dowiesz się tutaj). 

Pomiędzy analizą a kontrolą jakości jest czas na najważniejszą część: kreację. Na poziomie całej organizacji z sukcesem zaadaptowaliśmy do codziennej pracy metodologię Agile. Cotygodniowe planowanie, tablice Kanban oraz spotkania (Daily Scrum, Review i Retro) sprawdzają się – porządkują naszą pracę, ułatwiają komunikację w zespole, zmniejszają przestrzenie chaosu i niepewności wokół projektu, na przykład ograniczają wrzutki. 

Zespoły projektowe składają się z kilku designerów i przypisanego na stałe jednego project managera. Project manager nie jest przełożonym projektantów ani nie odpowiada za samą jakość kreacji – to zadanie spoczywa na dyrektorach kreatywnych. Dobrych PM-ów charakteryzuje zresztą między innymi właśnie to, że umieją powstrzymać się od wyrażenia własnej opinii i powściągnąć chęć wpływu na kreację. Nie można zatem powiedzieć, że PM w pełni zarządza zespołem kreatywnym – on raczej koordynuje zespół, a także integruje go, ustala priorytety, dysponuje czasem projektantów, facylituje przepływ informacji, „chroni” przed klientem, czasem motywuje. 

Ciekawą sprawą jest natomiast zarządzanie samym projektem kreatywnym. Już jego koncepcyjna natura sprawia, że nie jest łatwo, bo przecież design, nawet jeżeli opiera się na określonych zasadach i wytycznych, zawsze będzie przedmiotem subiektywnej oceny. Wcześniej w mojej karierze zajmowałam się także projektami IT i tu widzę ogromną różnicę. W IT mamy specyfikację funkcjonalną i jeśli na koniec produkt działa tak, jak opisywała to specyfikacja, to jesteśmy w domu. Przy projektach kreatywnych i graficznych, owszem, mamy brief, ale to samo dzieło może według jednego odbiorcy spełniać wymagania briefu, a według innego już niekoniecznie. Dlatego tak ważne jest podejście analityczne, doprecyzowanie briefu, poznanie preferencji klienta, a nierzadko uzmysłowienie mu „ograniczeń” jego własnego brandu. Niemniej jednak ocena jakości designu nigdy nie będzie tu tak zerojedynkowa, jak ocena jakości aplikacji webowej. To spore wyzwanie w naszej pracy – project manager musi zatem umieć przekonać klienta za pomocą argumentów, aby wyprowadzić dyskusję z poziomu „podoba mi się/nie podoba mi się”. 

Dobry zespół kreatywny, podobnie jak dobry zespół programistyczny, zajmuje się rozwiązywaniem problemów. Tak myślę o wszystkich projektach. Biorę jednak pod uwagę, że design to inny rodzaj twórczości niż kodowanie – bliższy sztuce; projektant, nawet ten analityczny i skupiony na briefie, zawsze wyraża siebie w swoim projekcie. To jest świetna część naszej pracy, ale wiąże się ona także z bardziej osobistym traktowaniem niepowodzeń i krytyki. To miękkie podbrzusze zespołu kreatywnego. Project manager ma tu swoje zadanie, aby nawigować i czasem chronić zespół, chociażby jako filtr informacji i feedbacków. 

Czy project manager musi się znać na designie?

Czy w agencji brandingowej PM musi mieć doświadczenie stricte kreatywne? Nie – ale zainteresowanie designem, sztuką użytkową, estetyką, wyczucie detalu i kompozycji na pewno nie zaszkodzą. Pomaga także twarda wiedza fachowa: o brandingu w ogóle, ale przede wszystkim o marce klienta, dla którego pracujemy. To pozwala project managerowi zadać dobre pytania do briefu na początku projektu, a także dorzucić swoje trzy grosze do kontroli jakości na samym końcu. Project manager też jest w stanie zauważyć, że wysypał się font albo kolor logo, ale żeby to zrobić, musi znać brand klienta. 

Co jest najtrudniejsze w pracy project managera?

Myślę, że dla każdego będzie to coś innego; dla mnie jest to ogrom papierkowej roboty oraz presja rentowności projektu. Rzeczywistość projektu okazuje się często dość płynna. Nawet jeśli przewidzimy ryzyko, to nie zawsze odpowiednio uwzględnimy je w wycenie. W konsekwencji możemy się znaleźć w nieciekawej sytuacji przekroczenia budżetu i uruchomienia trudnych negocjacji, aby wspólnie z klientem wyjść z impasu. 

Co jest najważniejsze w pracy project managera?

Proszę państwa, jest to spokój. Tylko on może nas uratować, bo wspomniane wyżej przestrzenie chaosu i niepewności zawsze czają się gdzieś na orbicie projektu. Project manager znajduje się w oku cyklonu – pomiędzy klientem a zespołem projektowym, pomiędzy briefem a wytycznymi brandu. Musi zatem dążyć do sytuacji win-win i to w kilku wymiarach, co nie jest łatwe. 

Mnie osobiście pomaga myślenie, że klientem nie jest konkretna osoba, ale sam projekt, a w szerszym ujęciu – marka, brand. Wtedy łatwo zobaczyć, jakie zadania tak naprawdę stoją zarówno przed agencją, jak i klientem, a także co możemy wspólnie zrobić, aby wzbogacić markę i rozwiązać konkretny problem. Jaki jest szerszy kontekst tego, co tu wspólnie robimy? Czy powinniśmy zredefiniować nasze zadanie? Dlatego w mojej ocenie project managerowi szczególnie pomagają podejście analityczne, taktyczne, zdolność do przewidywania problemów i ryzyka, transparentna komunikacja, dyplomacja, otwarty umysł. No i spokój. 

Jeśli chcesz pracować jako project manager w agencji brandingowej lub podobnej firmie, przede wszystkim wybierz dobrze. Efektywność project managera w dużej mierze zależy od szerszej perspektywy organizacyjnej, w której on funkcjonuje. Struktury zespołów, procesy wewnętrzne, wypracowane procedury i dokumenty, narzędzia online, nowoczesne przywództwo – bez tego wszystkiego grozi Ci, że będziesz forwardować maile i modlić się, żeby klientowi się spodobało.