Jak odpoczywać w pracy?

W jednym z poprzednich artykułów pisałam o tym, że nie tylko warto, ale trzeba odpoczywać, bo brak regeneracji może wpłynąć negatywnie na nasze samopoczucie i zdrowie. Poruszałam ten temat w kontekście urlopu, ale chciałabym podkreślić, że warto odpoczywać na co dzień, nie tylko raz czy dwa razy w roku. Zatem w tym artykule będzie mowa o odpoczynku i regeneracji – uwaga – w trakcie pracy.

Pracowałam w różnych środowiskach, więc wiem, że różne są również reakcje pracodawców na hasło „odpoczynek w pracy”. Doświadczyłam bardzo szerokiego spektrum podejścia do tego tematu od „odpoczynek to konieczność” przez „w porządku, ale bez przesady” do „odpoczynek to lenistwo” czy „odpoczynek to brak pracy, a ja płacę za pracę”. Dlatego dzisiaj chcę napisać o moich propozycjach odpoczynku, które można wpleść w swoje obowiązki i codzienną organizację pracy.

Czym jest odpoczynek?

Zanim jednak przejdę do samych metod, chciałabym doprecyzować, w jaki sposób definiuję słowo „odpoczynek”. Zakorzenione mam bowiem w świadomości, że odpoczywanie to sen, siedzenie lub leżenie. I to jest prawda, choć tego typu odpoczynek smakuje najlepiej po męczącym fizycznie dniu.

Gdy pracując jako kelnerka kończyłam dniówkę po dwunastu godzinach chodzenia w tę i z powrotem, krzesło w autobusie nocnym wydawało mi się najznakomitszym miejscem na świecie. Teraz, gdy proporcje się odwróciły i moim podstawowym miejscem pracy jest fotel przy biurku, odpoczynkiem jest dla mnie popołudniowy spacer.

Zatem odpoczynek rozumiem przede wszystkim jako odmianę. Zmianę otoczenia, zadania, pozycji ciała itp. Dodajmy do tego definicję opisaną w książce „Stres okiełznany”: „(…) zajęcie jest pracą, jeśli trzeba je wykonywać dla własnego utrzymania, zabawą zaś – jeśli człowiek oddaje mu się dla własnego kaprysu” (Selye, 1977) i otrzymamy dwa określenia, które nadadzą konkretny kierunek poszukiwaniom odpoczynku w pracy: odmiana i przyjemność.

Zarządzanie listą zadań według satysfakcji

Rzadko się zdarza, że mamy możliwość wykonywać wyłącznie czynności, które sprawiają nam satysfakcję. Zazwyczaj są i takie, które sprawiają nam więcej przyjemności i takie, które sprawiają jej mniej. Jeżeli mamy możliwość, warto je planować naprzemiennie, żeby utrzymać równowagę.

Wspaniale byłoby też zaplanować proporcjonalnie więcej przyjemnych obowiązków w ciągu dnia. Badania wskazują bowiem, że pozytywne emocje znacząco zwiększają efektywność. Po pierwsze, nie chcemy odkładać na później rzeczy, które sprawiają nam frajdę. A po drugie: pozytywne emocje nakręcają nasze zaangażowanie i wydobywają potencjał. Więcej na ten temat pisałam w artykule o zwiększaniu efektywności pracowników.

Już sama taka organizacja dnia daje ogromną różnicę, bo nasze zasoby energetyczne nie będą ulegały szybkiemu wyczerpaniu. Nawet jeśli nasza energia i motywacja spadną w ciągu dnia przez nieprzyjemne obowiązki, nadrobimy ją (przynajmniej częściowo) w trakcie wykonywania zadań, które sprawiają nam satysfakcję.

Troska o różnorodność

W pracy dzielę swoje podstawowe zadania na kilka ogólnych kategorii. U mnie taki podział wygląda mniej więcej tak:

• Praca z ludźmi (prowadzenie szkoleń, praca z zespołem).
• Zadania analityczne i organizacyjne (planowanie, protokoły, obserwacje).
• Zadania kreatywne (projektowanie procesów, tworzenie materiałów).
• Rozwój osobisty (udział w szkoleniach, pozyskiwanie wiedzy, superwizje).
• Inne (spotkania, odpisywanie na maile itp.).

Choć lubię większość moich obowiązków, to wykonywanie tego samego cały dzień byłoby męczące. Dlatego czas pracy dzielę na bloki czasowe, które poświęcam zadaniom z różnych kategorii. 

Przykład takiej organizacji dnia:

1. Codziennie rano mamy w zespole pozytywną odprawę, co daje mi mocnego kopa do działania.
2. Na tej fali prowadzę szkolenia lub wykonuję zadania analityczne i organizacyjne. Wtedy moja koncentracja i zaangażowanie muszą być na najwyższym poziomie.
3. Później zazwyczaj kontaktuję się z zespołem. Pytam, jak mija dzień, dzielę się swoimi wrażeniami. W międzyczasie odpisuję na maile, czasem biorę udział w spotkaniach.
4. Ostatni blok czasowy mogę poświęcić na zadania kreatywne i rozwój. Są to działania angażujące i dające mi dużo satysfakcji, ale nie wymagające ogromnej ilości koncentracji.
5. Na koniec dnia staram się wygospodarować czas dla zespołu. Choćby to miało być tylko kilka minut na podziękowanie za dzisiaj i pożegnanie się.

Zaplanowanie zapasu czasu

Wiadomo, dni są różne. Czasem trzeba ugasić jakiś pożar lub pojawi się telefon z pilnym pytaniem, prośba współpracownika czy polecenie „z góry”. Dlatego warto przewidzieć na to czas. Mówi o tym na przykład popularna reguła planowania 60:40 (Seiwert, 1993 s. 23). Oznacza ona, że należy ściśle planować tylko 60 proc. swojego czasu, wtedy mamy możliwość zareagować na nieprzewidziane zdarzenia. Dzięki temu zyskujemy również bufor czasowy na wypadek, gdybyśmy przecenili swoje siły.

Jeżeli natomiast masz tyle zadań, że potrzebujesz planować 100 proc. czasu i nawet nie wiesz czy to wystarczy, być może nadszedł czas na rozmowę o nadmiarze obowiązków.

Przerwy konserwacyjne

Nawet jeśli zarządzamy skutecznie naszymi zasobami poprzez żonglowanie zadaniami i planowanie, nadal potrzebujemy przerw, żeby od nich odpocząć.

Zadbanie o potrzeby fizjologiczne, w tym posiłki, jest bardzo istotne z punktu widzenia wydajności. Nieregularne posiłki i jedzenie w pośpiechu prowadzą do problemów trawiennych i innych niemiłych konsekwencji, a bez paliwa nawet auto nie pojedzie. Warto więc zapewnić sobie czas na uważne jedzenie. Pamiętajmy, że zgodnie z art. 134 Kodeksu Pracy pracownikom pracującym przynajmniej 6 godzin przysługuje minimum 15 minut przerwy wliczanej do czasu pracy. Warto ten czas poświęcić na przerwę konserwacyjną. 

Jeżeli nie jesteś pracownikiem zatrudnionym na etacie, postaraj się znaleźć chociaż te kilkanaście spokojnych minut na wartościowy posiłek. Niezależnie od formy zatrudnienia, można zadbać też o zdrowe przekąski i wodę.

Mój znajomy menedżer zainspirował mnie tym, że wpisywał sobie obiad do kalendarza, żeby o nim nie zapomnieć. Ja ustawiam budzik w telefonie (bo przypomnienia nie usłyszę, jeśli dźwięk jest wyciszony). Taka przerwa w ciągu dnia pozwala mi nabrać energii na pozostałą jego część.

Gdy pracujemy przy monitorze, pamiętajmy też, żeby co jakiś czas dać odpocząć oczom. Kodeks pracy gwarantuje w takim przypadku minimum pięć minut co godzinę na zmianę rodzaju pracy i pozycji. Jednak jeśli masz możliwość, rób takie przerwy częściej. Ja na przykład wstępne plany i projekty przygotowuję na kartce papieru, a procesy rozplanowuję na karteczkach przylepionych na ścianie. Całkiem nieźle sprawdzają się też klocki mojego dziecka i taśma papierowa. Z dala od ekranu, dużo przyjemniej i mniejsze ryzyko bólu głowy po pracy – same zalety.

Mikroresety

Oprócz dłuższej przerwy regeneracyjnej, przydatne są krótkie przerywniki między pojedynczymi zadaniami. Takim standardowym sposobem na krótki reset są wędrówki do kuchni i do łazienki. Można wtedy rozprostować nogi (lub usiąść w przypadku pracy stojącej), porozciągać się, zamienić z kimś kilka słów.

Tak jak nie rozbudujesz skutecznie tkanki mięśniowej bez odpowiedniej regeneracji, tak nie uzyskasz wysokiej efektywności w pracy, jeśli nie robisz przerw. Warto zatem wykorzystać każdą dogodną chwilę na mikroresety:

• System długo się wczytuje? Napij się wody i popatrz na jakiś daleki punkt (patrzenie daleko rozluźnia mięśnie odpowiedzialne za koncentrację wzroku).
• Czekasz, aż klient odbierze telefon? Popatrz na drzewo albo chmury za oknem i weź kilka głębokich wdechów.
• Rozmawiasz przez telefon? Wstań zza biurka i wyprostuj się lub pochodź chwilę. Nie tylko odpoczniesz od ekranu, ale przy okazji zmienisz pozycję i pobudzisz krążenie.
• Masz za sobą nieprzyjemną sytuację? Oprzyj się na krześle, zamknij oczy i weź kilka głębokich oddechów (z dłuższym wydechem). Zajmie Ci to nie więcej niż kilka minut, a zmniejszy gwałtowną reakcję stresową.
• Jeśli pracujesz zdalnie lub masz ku temu warunki, a głowa już Ci paruje, możesz ją wsadzić w przerwie pod wodę. To jest mój faworyt, który w pięć minut regeneruje mnie między wyczerpującymi zadaniami. Nie polecam tylko w przypadku tendencji do zapalenia zatok, szczególnie, jeśli przebywasz w klimatyzowanym pomieszczeniu. Wtedy lepiej poprzestać na ochlapaniu wodą samej twarzy. 

Takich możliwości na mikroresety jest wiele. Nawet jeśli trafiliśmy na przełożonych z kategorii „nie płacimy Ci za odpoczywanie”, możemy niezauważenie stosować ćwiczenia oddechowe lub krótkie praktyki uważności. Mają te zaletę, że można je dostosować do rodzaju wykonywanych obowiązków. Sprawdzają się tak samo w pracy siedzącej, jak i stojącej, fizycznej oraz umysłowej.

Odpoczynek w pracy jest ważny

Z definicji odpoczynek oznacza dbałość o odmianę i przyjemność z wykonywanych czynności. Dlatego sądzę, że podczas planowania zadań warto brać pod uwagę kilka zasad:

• Naprzemienne planowanie zadań przyjemnych i mniej przyjemnych (z większą liczbą zadań przyjemnych) w celu utrzymania stabilnego poziomu energii i satysfakcji.
• Zatroszczenie się o różnorodność wykonywania zadań. Jeśli teraz przygotowuję raport, być może później porozmawiam z osobą z zespołu na temat wspólnego projektu. Dzięki temu unikam monotonii i nudy. 
• Pozostawienie zapasu czasu na rzeczy nieprzewidziane, bo planowanie 100% czasu najczęściej kończy się pracą w nadgodzinach.
• Zaplanowanie „przerw konserwacyjnych”. Nawet jeśli obowiązki są różnorodne i sprawiają przyjemność, potrzebujemy zadbać o siebie poprzez zmianę pozycji, picie wody, posiłki i przerwę od zadań (szczególnie tych najbardziej energochłonnych).
• Warto poszukać możliwości na krótki odpoczynek w międzyczasie. Tak jak zdarza nam się podłączać smartfony chociaż na kilka minut, gdy nas ostrzegają o słabej baterii, tak sami korzystajmy z każdej okazji na mikroreset. Kilka głębokich wdechów i długich wydechów wystarczy, żeby dosłownie złapać chwilę oddechu.

To jedynie moje propozycje na zachowanie równowagi energetycznej nie tylko w relacji work-life, ale też w obszarze samej sfery zawodowej. Połączenie odmiany, przyjemności i regeneracji zaowocuje nie tylko stałym poziomem zaangażowania w pracy, ale również zwiększoną aktywnością w życiu prywatnym, gdy nie będziemy musieli po niej intensywnie odpoczywać. A to już przyzwoite fundamenty do satysfakcjonującego życia.

Źródła

• Kodeks Pracy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf;
• Polski Związek Niewidomych Instytut Tyflologiczny (2015) https://pzn.org.pl/popatrz-blisko-popatrz-daleko/;
• Salzberg, Sharon (2012), „Siła medytacji. 28 dni do szczęścia”, Helion;
• Selye, Hans (1977), „Stres okiełznany”, przeł. Tomasz Zalewski, Państwowy Instytut Wydawniczy;
• Seiwert, L. J. (1993) „Jak organizować czas” przeł. E. Kaźmierczak, Warszawa: Wydawnictwo Naukowe PWN.

Oferty pracy z