Jak zwiększyć efektywność pracowników?

fot. Unsplash@Cherrydeck

Być może to efekt bańki informacyjnej stworzonej dla mnie przez algorytmy mediów społecznościowych, ale coraz częściej odnoszę wrażenie, że takie pojęcia jak „higiena psychiczna” czy „dobrostan” weszły już do codziennego obiegu (oby na stałe!). Istotną informacją dla pracodawców jest wynik Raportu „Zdrowie w środowisku pracy”, że „prawie 90 proc. badanych dostrzega konieczność wprowadzenia przez pracodawców programu dbającego o zdrowie psychiczne pracowników” (Grupa Atremis, Pracodawcy RP, 2021). Nic dziwnego zatem, że wiele firm coraz bardziej angażuje się w działania, które wspierają ten obszar: przez organizowanie szkoleń, dodatkowe dni wolne czy zapewniając wsparcie psychologiczne.

Zostań najlepszym opiekunem Uszatego! 🐶

Aplikuj

Podejście pracodawców jednak bywa różne i nie wszyscy pracownicy mają możliwość doświadczyć w pracy podobnych przywilejów. Dlatego w tym artykule chciałabym przedstawić dwa narzędzia oparte na psychologii pozytywnej, które mogą zostać wykorzystane do wspierania dobrostanu psychicznego w pracy i do budowania relacji w zespole. Ich wdrożenie jest bezpłatne, niezależne od niczyjej zgody i możliwe „od zaraz”. Oparte są zaś o emocje, które większość ludzi lubi doświadczać, więc i z motywacją do ich stosowania raczej nie ma problemu. Od razu też zastrzegam, że określenie „pozytywne emocje”, które pojawia się w artykule, jest pewnym uproszczeniem, bo wszystkie emocje są potrzebne (nawet te mniej przyjemne, które przez to odbierane są jako negatywne).

Dlaczego warto dbać o dobre emocje?

Badania Marciala Losady (psycholog, zajmował się czynnikami wpływającymi na efektywność zespołów) wskazały, że na ogólne funkcjonowanie zespołu duży wpływ ma odczuwanie pozytywnych emocji:

• poszerzają perspektywę,
• zwiększają kreatywność, 
• wspomagają poszukiwanie rozwiązań,
• wspierają budowanie relacji, 
• tworzą zasoby psychiczne i dają zadowolenie.

Warto również wspomnieć, że budowanie zasobów poprzez praktykowanie przyjemnych emocji zmniejsza ryzyko występowania kryzysów. Gdy zaś one wystąpią (w końcu nie żyjemy w idealnym świecie), zgromadzone rezerwy pomogą poradzić sobie z trudniejszymi sytuacjami oraz będą sprzyjać szybszej regeneracji. Nie oznacza to oczywiście, że przestaniemy odczuwać intensywnie złość, smutek czy rozczarowanie – te emocje również są nam potrzebne. Szybciej jednak wrócimy do stabilnego stanu emocjonalnego (Fredrickson, 2009, s. 128-157).

Skutek tego wszystkiego jest taki, że podczas badań, zespoły praktykujące pozytywność osiągnęły znacząco wyższą efektywność niż zespoły, której wskaźnik pozytywności był niski. Ten wskaźnik, którym charakteryzowały się najbardziej efektywne, rozwijające się zespoły to minimum 6:1, co oznacza, że każdemu negatywnemu wydarzeniu przeciwstawiano sześć pozytywnych. (Fredrickson 2009, s. 162-168).

Jak to osiągnąć?

Okazuje się, że znajdowanie pozytywów nie zawsze jest tak proste i oczywiste. Przyzwyczajeni jesteśmy raczej do zwracania uwagi na rzeczy nieprawidłowe (kto nigdy nie doświadczył czerwonego długopisu lub „korygującego” feedbacku?).

Sama wiem po sobie, że miałam trudność z docenianiem pozytywnych rzeczy w pracy mojego zespołu. Wymyśliłam więc sobie ćwiczenie. Udzielałam informacji zwrotnej na piśmie i specjalnie dbałam, żeby nie wysyłać opinii, zanim nie znajdę większej liczby dobrych rzeczy niż tych, które według mnie wymagały poprawienia.

Z perspektywy czasu wiem, że to była rzecz warta zachodu. Teraz mój zespół ocenia pozytywny feedback jako jedną z najbardziej skutecznych metod motywowania. Dlatego podobne ćwiczenia rekomenduję wszystkim – nie tylko w kontekście oceny cudzej pracy, ale również przebiegu własnego dnia czy wykonania projektu.

Lista osiągnięć i pozytywów

To jedno z moich ulubionych i najprostszych do zastosowania narzędzi, które poznałam podczas superwizji trenerskiej i stosuję do dziś. W źródłach znalazłam pod różnymi nazwami: spis mocnych stron, lista wzmacniająca itp. Żeby zacząć, wystarczy kartka, coś do pisania i kilka minut na wypisanie wszystkiego, co nam przychodzi na myśl w kontekście rzeczy, z których jesteśmy dumni oraz które w sobie lubimy i doceniamy. Mogą to być cechy charakteru, wyglądu, osiągnięcia czy podołanie jakiemuś wyzwaniu. Kilka takich punktów to już niezły początek.

Następnie wystarczy otworzyć swoją uwagę na takie elementy, których doświadczamy w naszej codzienności. Spojrzałam w lustro i widzę błysk w oku? Na listę. Skończyłam wymagający projekt i wysłałam do akceptacji? Na listę! Wreszcie nie przesoliłam kotletów? Zdecydowanie na listę!

Lista osiągnięć to świetne narzędzie do pracy samodzielnej, ale z powodzeniem można je wprowadzić do pracy zespołowej. Wystarczy dzielić się wzajemnie tym, co mamy zapisane na swoich listach (o ile każdy/ każda ma na to gotowość). Z doświadczenia wiem, że taka sesja może przerodzić się we wzajemne inspirowanie. Ktoś właśnie otrzymał pochwałę od Zarządu? Być może to przypomina mi podobnego maila, którego dostałam dwa tygodnie temu? Na listę! 

Dodatkowo takie sesje zachęcają do wzajemnego doceniania się i wskazywania nawzajem swoich pozytywów, których sami nie zauważamy. Na przykład ja się dowiedziałam, jak bardzo innym imponuje moje pochłanianie szkoleń i książek (co dla mnie nie jest niczym wyjątkowym). Za to zachwycam się u innych umiejętnościami gotowania czy radzenia sobie z prokrastynacją, co jest normalnością z ich perspektywy.

Tworzenie takiej listy rzeczy, które sami w sobie doceniamy i które inni w nas doceniają, pomaga nam namacalnie dotknąć dowodów na to, jak bardzo jesteśmy wartościowi dla zespołu, dla siebie i dla świata. To zaś wzmacnia motywację do działania i poczucie własnej wartości oraz sprawczości, tworząc świetny fundament pod wysoką efektywność. Z drugiej strony, zauważanie pozytywów w innych ludziach pomaga nam otworzyć się na siebie nawzajem i dzięki temu budować bezpieczną przestrzeń opartą na zaufaniu, które jest kluczowe do skutecznego prowadzenia projektów zespołowych. 

Pozytywne portfolio

Pozytywne portfolio jest moją świeżą inspiracją (Fredrickson, 2009, s. 276-284), ale już zostało wdrożone w życie przy pełnej aprobacie zespołu. Może to być oddzielny segregator czy tablica korkowa, a przy zespołach zdalnych współdzielony dokument Google, prezentacja na serwerze wewnętrznym czy klasyczny whiteboard, jakich pełno w Internecie. Zasada jest prosta: ma to być miejsce dostępne dla całego zespołu, w którym można utrwalać wszystko, co budzi pozytywne emocje:

• osiągnięcia i sukcesy zespołu,
• budujący feedback,
• pozytywne opinie innych,
• hasła motywacyjne,
• opisy zabawnych sytuacji i żarty hermetyczne,
• grafiki, rysunki, memy,
• wspólne zdjęcia i opisy wydarzeń,
• wzajemne docenianie siebie,
• podziękowania itd.

Kreowanie i przeglądanie takiego portfolio już samo w sobie daje sporo radości i jest świetnym sposobem na team building. Na pewno dodatkową zaletą jest też poczucie wspólnoty, które rodzi się podczas utrwalania wspólnych wspomnień i historii zespołu.

Jednak to nie jedyne zastosowania takiego pliku. Oprócz tego, gdy nadejdą trudniejsze chwile (co jest nieuniknione, bo to jeden z elementów życia), spotkanie nad takim plikiem uruchomi pozytywne emocje i poczucie, że gorszy moment, niezadowolony klient czy „niedowiezienie” jednego projektu nie przekreśla pozostałych osiągnięć. Wystarczy wspólnie wyciągnąć wnioski i poszukać rozwiązań. W końcu portfolio jest fizycznym dowodem na to, że wcześniej świetnie radziliśmy sobie z różnymi wyzwaniami.

Pozytywność wspomaga zespół

Sama pracuję z pozytywnością w zespole już od dwóch lat. Nasze listy urosły do kilkuset punktów i sprawdzają się świetnie po rozpoczęciu pracy, pomagając naładować się energią na resztę dnia. Dziesięć minut podczas porannego wyznaczania zadań i chwila wspólnego śmiechu wystarczą, żeby nastrój i motywacja wskoczyły na zupełnie inny poziom. Co jest tym bardziej ważne w przypadku zawodów, które pracują z ludźmi. Szczery uśmiech słychać nawet przez telefon.

Dlatego warto inwestować czas w dobre emocje, szczególnie, że koszt jest żaden, a zyski ogromne:

• Przeciwdziałanie kryzysom i szybsza regeneracja po nich.
• Zwiększenie kreatywności, poszerzenie perspektywy i skuteczniejsze poszukiwanie rozwiązań.
• Budowanie trwałych relacji i otwartości na pozostałe osoby w zespole.
• Zwiększenie motywacji i ogólnej satysfakcji z pracy.
• W rezultacie wzrost skuteczności, sprawczości i efektywności zespołu.

Na końcu chcę wspomnieć też o tym, żeby dbać o szczerość pozytywnych emocji. Udawany uśmiech może bardziej zaszkodzić niż pomóc. Każdy, każda z nas ma różne doświadczenia, przeżycia i okresy w życiu. Mogą zatem zdarzyć się momenty, kiedy z tą pozytywnością jest nam nie do końca po drodze. To normalne i całkowicie w porządku. W takich sytuacjach warto zadbać o siebie. Daj sobie czas, a gdy potrzebujesz, sięgnij po pomoc specjalistów i specjalistek. Jeśli pracodawca zechce partycypować w kosztach lub zorganizuje dodatkowe benefity z tym związane – tym lepiej. W końcu nasze zdrowie (również psychiczne) jest naszym najważniejszym zasobem.

Źródła

• Fredrickson, Barbara L. (2009) „Pozytywność”, przeł. Joanna Gilewicz, Wydawnictwo Zysk i S-ka;
• Grupa Atremis, Pracodawcy RP (2021) „Zdrowie psychiczne w środowisku pracy”, badanie wśród Pracodawców i Pracowników w ramach kampanii „Zrozum. Poczuj. Działaj!”, dostęp 01.06.2022.

Oferty pracy z

Joanna Pietrzak

Tłumaczka, lektorka językowa i trenerka biznesu w branży finansowej

Po godzinach autorka projektu Od zera do Trenera. W pracy zawodowej łączy swoje pasje – analizę danych, psychologię, sprzedaż i komunikację. Znana z supermocy łączenia samodzielnego macierzyństwa z pracą zawodową i rozwojem osobistym.