Jak zwiększyć produktywność w pracy? Te rady poprawią twoje życie
Jak być produktywnym w pracy?
fot. Shutterstock.com / Cast Of Thousands

Nawet nie próbuj, bo sam siebie nie oszukasz. Jak być bardziej produktywnym? Działaj w zgodzie ze sobą!

Czy wiesz, kiedy najlepiej ci się pracuje? Analizujesz czasami pory dnia, w których osiągasz najwyższą wydajność, bo praca przychodzi wówczas z łatwością? A może zauważasz, że pewne czynniki mają wpływ na obniżenie kondycji i koncentracji? Okazuje się, że wnioski wyciągnięte z takich obserwacji mogą być bardzo przydatne w zwiększaniu produktywności. Jak więc poprawić swoją produktywność w pracy?

Na naszą produktywność w pracy i nie tylko wpływ ma wiele rzeczy. Między innymi są to:

  • poziom ogólnej energii,
  • motywacja do pracy,
  • otoczenie i to, co dzieje się w naszym życiu,
  • nasze indywidualne preferencje i predyspozycje.

Jak poznać własne preferencje oraz predyspozycje i wykorzystać je w pracy? Co warto obserwować i jak tym zarządzać, aby zwiększyć swoją produktywność?

Produktywność w pracy. Jak pomóc sobie być bardziej efektywnym?

Aby zwiększyć swoją efektywność, warto zadbać o kilka elementów, które mają na nią bezpośredni wpływ. Ne pewno w tym celu trzeba zapewnić sobie odpowiednią ilość snu i regeneracji. Co więcej, warto planować czas odpoczynku i aktywności zgodnie z naszym zegarem biologicznym, a najbardziej wymagające zadania planować na godziny, w których wypada szczyt naszych możliwości. Wcześniej jednak potrzebujemy dowiedzieć się jak najwięcej o naszym wewnętrznym zegarze biologicznym: jaki jest jego rytm i co na niego wpływa. Najbardziej skutecznym narzędziem do tego jest samoobserwacja.

Odpowiedz sobie na jedno ważne pytanie: jesteś sową czy skowronkiem?

Określenia „sowa” i „skowronek” weszły już do naszych słowników jako oznaczenie preferowanej pory aktywności. Sowy (jako stworzenia aktywne nocą) stały się symbolem osób o typie wieczornym, a skowronki (aktywne rano) symbolizują osoby o typie porannym. Oczywiście, to nie oznacza, że ludzie dzielą się tylko na te dwie kategorie. Istnieją bowiem typy pośrednie, umiarkowane i skrajne (Kontrymowicz-Ogińska, 2011 s. 21).

To znaczy, że różnimy się od siebie preferencjami co do pory aktywności, a zakres tych różnic może być bardzo szeroki. Na przykład „pozostawione samym sobie skrajne typy wieczorne (sowy) kładą się spać dopiero wtedy, gdy skrajne skowronki już rozpoczynają nowy dzień” (Kontrymowicz-Ogińska, 2011, s. 10).

Więcej o swoim wewnętrznym zegarze, zwanym chronotypem, możesz dowiedzieć się po wypełnieniu odpowiedniego kwestionariusza (np. Kontrymowicz-Ogińska, 2011, s. 167, o innych kwestionariuszach: tamże, s. 20-24). Warto mieć jednak na uwadze, że wszelkie testy dają bardzo ogólne wyniki. Najlepiej potraktować je jako pewien punkt zaczepienia do dalszej obserwacji.

U mnie kwestionariusze zazwyczaj wskazują typ skrajnie wieczorny. Potwierdzają to również moje obserwacje:

  • mój umysł najlepiej pracuje w godzinach popołudniowych i wieczornych;
  • pozostawiona sama sobie kładę się spać między godziną 3 i 5, a wstaję między 10 i 12;
  • „budzę się” dopiero po drugiej kawie i prawdopodobnie sama kofeina nie ma z tym wiele wspólnego, tylko wtedy przychodzi pora mojej aktywności.

Jeśli masz całkiem odwrotnie niż ja, istnieje duża szansa, że reprezentujesz typ skrajnie poranny. Jeżeli natomiast umiejscawiasz się gdzieś pomiędzy – gratuluję i szczerze zazdroszczę typu umiarkowanego lub pośredniego.

Jak organizować pracę zgodnie z zegarem wewnętrznym?

Moim wielkim szczęściem jest to, że rzadko zaczynam pracę wcześniej niż o 10. Pamiętam jednak czasy, kiedy musiałam wstawać o 6, żeby dojeżdżać do szkoły w sąsiednim mieście. Wytrzymywałam do czwartku, gdy po powrocie padałam na łóżko i budziłam się w nocy pełna życia. To pokazuje, że dopasowanie godzin funkcjonowania do naszego chronotypu jest bardzo istotne.

Warto zatem, na ile to możliwe, dostosować plan dnia do swojego cyklu dobowego. A więc ustawiać najbardziej skomplikowane zadania na czas, gdy nasza aktywność osiąga swoje maksimum. O przykładzie mojej organizacji dnia pisałam więcej w artykule o odpoczynku w pracy. Kluczem jest to, że staram się najbardziej wymagające zadania ustawiać między 11 i 15. Osiągam wtedy pierwszy w ciągu dnia szczyt moich możliwości. To moment, gdy jestem najbardziej skoncentrowana, uważna i dysponuję największą liczbą zasobów do wykonywania mojej pracy na wysokim poziomie. Moja dobra kondycja i łatwość wykonywania zadań sprawia też, że w tym czasie czerpię większą satysfakcję z pracy.

Nie cierpię poniedziałków

Przyjęło się, że ze względu na powrót po weekendzie, najmniej lubianym dniem tygodnia jest właśnie poniedziałek (w przypadku pracy od poniedziałku do piątku). Mimo to, gdy mówimy o cyklu tygodniowym, okazuje się, że to właśnie poniedziałek jest najbardziej produktywny (Redbooth Team, 2017). Największą wydajność na początku tygodnia wskazało również 38 proc. głosujących w ankiecie RocketJobs.pl. Prawdopodobnie wynika to z tego, że nasze zasoby zostały zregenerowane, a do weekendu jeszcze daleko, więc nasza koncentracja nie jest rozproszona planowanym odpoczynkiem.

Okazuje się jednak, że najbardziej dłużącym się dniem jest wtorek (Gholipur, 2016). Przyczyną może być sposób, w jaki postrzegamy upływ czasu. Wynika to z kontrastu między dniami roboczymi i weekendem. Sobota i niedziela zazwyczaj mniej angażują nasze możliwości umysłowe niż dni robocze, w których jesteśmy skoncentrowani na zadaniach, procesach i deadline’ach. Leniwa niedziela, kontrastująca z intensywnym początkiem tygodnia, zajmuje mniej miejsca w naszej „pamięci roboczej”. I dlatego we wtorek mamy wrażenie wyjątkowo długiego dnia oraz poczucie, że od weekendu daleko, a do kolejnego jeszcze dalej.

W ciągu tygodnia natomiast nasza produktywność spada. Dzieje się tak nie tylko z powodu zbliżającego się weekendu. Również z uwagi na to, że długie godziny pracy mają wpływ na naszą wydajność. Jednymi z najbardziej znanych analiz w temacie są te przeprowadzone przez Johna Pencavela, ekonomisty z Uniwersytetu Stanforda. Badał on wpływ wydłużenia pracy w fabrykach zbrojeniowych w czasach międzywojennych XX wieku. Okazało się, że do pewnego momentu wydajność fabryk wzrosła. Jednak po przekroczeniu punktu krytycznego nie tylko zmalała, ale i wzrosło ryzyko popełnienia błędów, co skutkowało wypadkami.

Płynie z tego wniosek, że zmęczenie i nadmierna eksploatacja nie służą ani naszej produktywności, ani bezpieczeństwu. Warto o tym pamiętać, szczególnie że jesteśmy jednym z krajów, w których pracuje się najdłużej. W 2019 roku było to średnio 1806 godzin na pracownika przy średniej w UE 1631 godzin (Organisation for Economic Cooperation and Development, 2020).

Jak zwiększyć swoją produktywność?

Podążanie za naszymi osobistymi predyspozycjami sprawi, że maksymalnie wykorzystamy nasz potencjał. Oczywiście, zdaję sobie sprawę, że nie zawsze jest to możliwe, szczególnie gdy potrzebujemy dopasować się do obowiązujących norm społecznych, godzin funkcjonowania instytucji publicznych czy wyznaczonych godzin pracy. Warto jednak poznać siebie i wdrożyć choćby drobne korekty do swojej organizacji pracy, żeby korzystać z zasobów, jakie dają nam nasze cechy indywidualne, zamiast próbować je zmieniać na siłę. Którym obszarom warto się przyjrzeć, gdy chcemy zwiększyć swoją produktywność?

Zadbaj o jakościowy odpoczynek

Pierwszą rzeczą, niezależną od naszego chronotypu, jest zaakceptowanie faktu, że potrzebny jest nam odpoczynek od pracy. Ograniczenie nadgodzin, wyłączony telefon w dni wolne i urlopy bez laptopa wyjdą wszystkim na zdrowie, a pracodawcom na plus.

Należy też pamiętać o czasie na regenerujący sen ze świadomością, że „sztuczne światło opóźnia wieczorną syntezę melatoniny [hormonu snu – przyp. JP], pobudzając jednocześnie aktywność mózgu, a to przyczynia się do późniejszego chodzenia spać i gorszej jakości snu” (Wright i współautorzy za: Skwarło-Sońta, 2015 s. 636). Dobrym pomysłem jest zatem zrezygnowanie przed snem z działań na telefonie lub komputerze, przyciemnienie świateł czy rozważenie zainstalowania rolet w sypialni.

Planuj zadania na godziny swojej aktywności

Pomocne jest rozpoznanie swoich najbardziej produktywnych dni i godzin. Oprócz licznych kwestionariuszy, kluczowa w tym celu jest samoobserwacja. Można do niej stopniowo dołączać różne czynniki jak na przykład:

  • pogoda i ciśnienie (szczególnie u osób wrażliwych na ich zmiany),
  • ogólne samopoczucie,
  • długość snu,
  • pory posiłków,
  • cykle hormonalne (w tym menstruacyjny),
  • ważne wydarzenia.

Dzięki temu jesteśmy w stanie oszacować, ile czasu optymalnie potrzebujemy, aby sprawnie wykonać zadanie. A to przełoży się na satysfakcjonujące nas dążenie do celów, ponieważ pod uwagę weźmiemy nasze realne możliwości, minimalizując ryzyko pracy pod presją czasu.

Wynika z tego, że w pracy zmianowej równy podział zmian porannych i popołudniowych (lub nocnych) nie musi okazać się sprawiedliwy. Warto zatem zapytać zespół o preferencje i zgodnie z tym (w miarę możliwości) ustalać grafik. Czasem wystarczy zwykła rozmowa z zespołem i dopasowanie godzin roboczych jak najlepiej do czasu naturalnej aktywności, żeby jakość pracy znacznie wzrosła.

Oprócz tego, warto również obserwować spadki naszej kondycji. Da nam to możliwość zaplanowania przerw lub mniej wymagających zadań na czas, gdy nasza wydajność naturalnie spada. W takim planowaniu zadań może pomóc popularna zasada 60:40. W tym wypadku 60 proc. swojego czasu „zadaniowego” warto zaplanować na okres najbardziej produktywny, a pozostałe 40 proc. zostawić na momenty, kiedy doświadczamy spadku energii (więcej w: Seiwert, 1993, s. 23-24).

Stwórz organizację pracy, która nie wyklucza

Jeśli mamy zespoły mieszane, warto wziąć pod uwagę, że istotne zebrania o godzinie 8, jak i te o 17 zawsze wykluczą jego część. Lepiej organizować je w środku dnia, gdy skowronki jeszcze są na siłach, a sowy już wybudziły się ze snu. Mając na uwadze tygodniowy cykl produktywności, najlepiej jest planować tydzień jako całość, uwzględniając, że początek jest najbardziej produktywny. Dobrze jest też nie odkładać istotnych zadań na piątek, gdy koncentracja jest już obniżona.

Ciekawym rozwiązaniem jest sześciogodzinny dzień pracy w piątki. Jest to dodatkowy benefit zaplanowany na najmniej wydajne godziny. W moim zespole na ten czas mamy zaplanowane spotkanie, które poświęcamy na team building i pozytywne podsumowanie tygodnia. Takie spotkanie nie wymaga ogromnej koncentracji, a jego dodatkową zaletą jest docenienie postępów, zrealizowanych zadań i zamknięcie tygodnia pracy w miłej atmosferze. Dodaje nam to energii na aktywną regenerację w weekend, dzięki czemu nasza wydajność w poniedziałek jest jeszcze większa.

Warto pilnować też liczby godzin pracy. To ważne szczególnie w przypadku osób o wysokiej odporności, które same mogą nie pamiętać o odpoczynku. Dobrze jest też rozważyć (choćby częściowo) elastyczny czas pracy. Może to wiązać się na przykład z możliwością wykonywania zadań indywidualnych w formie zdalnej o dowolnej porze dnia. To pozwoli wszystkim zaplanować sobie zadania na najbardziej produktywny dla siebie czas.

Dlaczego warto pracować nad własną produktywnością?

Poprzez maksymalne dopasowanie działań do naszych predyspozycji nie tylko wykorzystujemy energię najbardziej optymalnie, ale przede wszystkim nie marnujemy jej na walkę ze swoimi skłonnościami. To sprawia, że jesteśmy w stanie ukierunkować zasoby tam, gdzie dadzą najlepszy efekt naszym pracodawcom i zleceniodawcom, jednocześnie nie powodując naszego wyczerpania. Dzięki temu obie strony otrzymują z takiego układu to, co dla nich najlepsze.


Joanna PietrzakJoanna Pietrzak. Tłumaczka, lektorka językowa i trenerka biznesu w branży finansowej. Po godzinach autorka projektu Od zera do Trenera. W pracy zawodowej łączy swoje pasje – analizę danych, psychologię, sprzedaż i komunikację. Znana z supermocy łączenia samodzielnego macierzyństwa z pracą zawodową i rozwojem osobistym.

 


Źródła:

  • Gholipur, Bahar (2016) „Why Does Time Seem to Slow Down on Tuesdays?”, New York Magazine;
  • Kontrymowicz-Ogińska, Halszka (2011) „Chronotyp. Aspekty behawioralne, korelaty osobowościowe, konsekwencje zdrowotne”, Wydawnictwo Księgarnia Akademicka;
  • Organisation for Economic Cooperation and Development (2020) „OECD Productivity Statistics 2020”;
  • Pencavel, John (2014) „The Productivity of Working Hours”, Discussion Paper No. 8129, The Institute for the Study of Labor (IZA) w Bonn;
  • Redbooth Team (2017) „Everybody’s Working for the Weekend, But When Do You Actually Get Work Done?”;
  • Seiwert, Lothar J. (1993) „Jak organizować czas” przeł. E. Kaźmierczak, Warszawa: Wydawnictwo Naukowe PWN.
  • Skwarło-Sońta, Krystyna (2015) „Skażenie światłem: co dziś wiemy o jego wpływie na funkcjonowanie organizmu człowieka?” w: czasopismo „Kosmos. Problemy nauk biologicznych” tom 64, nr 4/2015, s. 633-642.
  • Zdjęcie główne: Shutterstock.com / Cast Of Thousands