Komunikator internetowy – team building i komunikacja zdalna

Komunikator internetowy pomagał przezwyciężyć trudności z przekazywaniem informacji w firmie w czasie lockdownu, ale warto bardzo uważnie wybierać oprogramowanie, z którego będziemy korzystać. Dobrze wdrożony i chętnie używany komunikator internetowy zawsze podniesie jakość pracy. Złe oprogramowanie przyniesie tylko kłopoty.

Autorem tekstu jest Kuba Bomba, Chief Product Officer w Piwik PRO.
Ekspert i entuzjasta technologii analitycznych i marketingowych. W branży IT od 2005 roku, w komercyjne projekty zaangażowany od 2013 roku. W Piwik PRO nadzoruje proces budowy i rozwoju Piwik PRO Analytics Suite. Zwolennik pracy zgodnej z zasadami Agile/Scrum/Kanban, Zarządzania 3.0 oraz techniki story mappingu.

Jaki komunikator internetowy wybrać dla firmy?

Najwyższą jakość interakcji i wymiany informacji zapewni nam oprogramowanie, które posiada następujące funkcjonalności: 

• Łatwość użytkowania – warto szukać komunikatora, który jest wygodny i intuicyjny. Dzięki temu cała organizacja, nawet osoby “oporne” technicznie, szybko nauczy się z niego korzystać, a szansa na jego regularne użytkowanie wzrośnie. 
• Zarządzanie treściami – komunikator internetowy musi posiadać szereg funkcji ułatwiających zarządzanie i filtrowanie dużych ilości informacji, powstających podczas codziennej pracy. Chodzi przede wszystkim o możliwość prowadzenia publicznych i prywatnych rozmów oraz funkcję przeszukiwania przeszłych treści.
• Wideo rozmowy – pewne tematy warto przegadać podczas wideokonferencji. Połączenie wideo lepiej symuluje sytuację na żywo, co jest szczególnie ważne, kiedy omawiamy skomplikowane lub kontrowersyjne sprawy. 

Organizacja komunikacji internetowej w firmie

Poniżej zestaw dobrych praktyk wypracowanych w Piwik PRO, które pomagają nam w codziennej pracy z komunikatorem.

Publiczne i prywatne kanały komunikacji

Umiejętne korzystanie z tych funkcji zmniejszy szum informacyjny w całej organizacji i zapewni każdemu pracownikowi dostęp do najważniejszych dla niego treści.  

• Ogłoszenia dotyczące całej firmy warto publikować na kanale dostępnym dla wszystkich pracowników. 
• Każdy team powinien posiadać własne kanały do omawiania codziennych spraw i prowadzenia bieżącej dyskusji. 
• Każdy nowy projekt, proces czy kontekst to powód do założenia osobnego kanału. W pierwszej kolejności powinny się tam udzielać osoby bezpośrednio zaangażowane w dane działania.

Poziom dostępów w komunikatorze

Dostęp do poszczególnych kanałów w komunikatorze należy ograniczać tylko w wyjątkowych przypadkach. Większość miejsc do rozmowy powinna być dostępna dla wszystkich. To ważny sygnał dla zespołu – na publicznym kanale każdy może włączyć się do dyskusji i podzielić swoją wiedzą. 

Pracownicy powinni mieć dużą swobodę w wyborze kanałów, na których chcieliby się udzielać. Jeżeli osoba nie jest kluczowa w danym projekcie, to opuszczenie przez nią rozmowy należy traktować jako rzecz normalną.

Konsekwencja

Przez komunikator powinna przepływać całość komunikacji firmy. Ogólna zasada jest taka – jeśli coś nie jest “wiedzą tajemną”, powinno znaleźć się na jakimś kanale. Dzięki temu wszystkie ważne ustalenia będą w jednym miejscu. 

W czasie pandemii nasze zespoły są rozproszone. Nawet jeżeli tylko część zespołu pracuje zdalnie, to wszyscy powinni rozmawiać przy pomocy komunikatora. Wtedy mamy pewność, że nikt nie jest pominięty przy wymianie informacji. 

Ustawianie statusów

Drobnostka, ale bardzo przydatna. Jesteś chory? Masz spotkanie? Zaczynasz urlop? Zakomunikuj to przy pomocy statusu. Dzięki temu reszta zespołu szybko zorientuje się w Twojej sytuacji i będzie wiedziała np. dlaczego nie odpisujesz. Statusy pomagają dostosowywać oczekiwania i zapobiegają wielu nerwowym sytuacjom. 

Integracje narzędzi z komunikatorem

Komunikator internetowy można zintegrować z innym oprogramowaniem biurowym, z którego korzystasz. Dzięki temu więcej spraw będzie można załatwić w jednym miejscu.  

• Najbardziej przydatne wydaje się połączenie komunikatora z kalendarzem. Przykładowo, zintegrowany z kalendarzem Slack w odpowiednim momencie automatycznie zmieni Twój status na “w trakcie spotkania”.
• Jeżeli korzystasz z Jiry, to kolejna integracja, na którą warto się zdecydować. Z poziomu komunikatora będziesz mógł zarządzać swoimi zadaniami.
• Kanały teamów odpowiedzialnych za obsługę klienta warto połączyć z używanym narzędziem supportowym. O każdym nowym tickecie pracowników poinformuje nowa wiadomość.

Boty do organizacji pracy online

Kolejna sprawa to automatyzacja procesów. W Piwik PRO część kanałów w komunikatorze jest obsługiwana przez boty. Po wpisaniu na kanale komendy “@here”, bot losuje osobę, która ma się zająć daną sprawą. Taka automatyzacja znacznie usprawniła proces przyjmowania zgłoszeń i rozwiązywania problemów.

Własne emotikony na Slacku

W komunikacji na żywo dodatkowych informacji na temat rozmówcy dostarczają m.in. jego barwa głosu, mimika twarzy czy gesty. W wiadomościach tekstowych podobną rolę pełnią emotikony. To wskazówki dotyczące uczuć i nastawienia autora. 

Emotikony nie tylko świetnie wspierają komunikację tekstową – są też samodzielnymi nośnikami informacji. Prosty przykład z Piwik PRO. Za nami trudny deploy nowej wersji produktu. Zespół nie dał się presji i wszystko poszło gładko. Informacja o sukcesie ląduje w komunikatorze. Nie trzeba używać tekstu, by wyrazić swoją radość z tego powodu. Można skorzystać z emotikon:

Nie ma tu słów, ale jak najbardziej jest to wartościowa, przekazująca informacje komunikacja wewnętrzna w firmie. 

Większość oferowanego na rynku oprogramowania do komunikacji zawiera zamkniętą pulę emotikon do użycia. W firmie, w której dużo się dzieje, taki podstawowy zestaw szybko okazuje się niewystarczający i nudny. Dlatego komunikator, który oferuje możliwość tworzenia własnych emotikon, to najlepsza rzecz na świecie.

Stworzone przez pracowników emoji są pochodną klimatu i relacji panujących w firmie. To dodatkowy język, “kod” zrozumiały tylko dla wtajemniczonych, którego używanie jest oznaką przynależności do grupy.

Uzupełnianie słownika niestandardowych emotikonek nigdy się nie nudzi. Na liczniku w Piwik PRO mamy ich obecnie 1893 i jestem pewien, że nasi ludzie nie powiedzieli tu jeszcze ostatniego słowa. Warto wspomnieć, że takie drobne elementy jak emotikony pozytywnie wpływają na integrację zespołu.

Online team building

W erze lockdownu pracownicy nie mogą wspólnie zrobić sobie przerwy “na kawkę” albo przejść się do restauracji na lunch. Firmowa integracja rozegra się więc online. Tutaj pracownicy będą prowadzić nieformalne rozmowy i “śmieszkować”. Jeżeli takie dyskusje nie wpływają negatywnie na produktywność zespołów, to firma nie tylko powinna tolerować takie zachowania, ale nawet do nich zachęcać.

Miejsce dla rozrywki w komunikatorze

Warto w komunikatorze utworzyć specjalne kanały, które mają dostarczać rozrywki (np. do wymiany memów i śmiesznych linków), być przestrzenią do luźniejszych rozmów lub gromadzić ludzi zainteresowanych wspólnymi tematami.

Inicjatywy zespołowe w firmie

Publiczne kanały w komunikatorze internetowym to miejsce do promowania ogólnofirmowych inicjatyw integracyjnych. W Piwik PRO poprzez komunikator umawiamy się np. na mecze firmowej ligi e-sportowej.

Boty do team buildingu w firmie

Boty nie tylko wspierają pracę, ale i pomagają w integracji online. W Piwik PRO korzystamy z Donuta – zabawnego rozszerzenia, którego zadaniem jest “umawianie” pracowników na wspólną przerwę kawową (obecnie kawa popijana jest wirtualnie). Dzięki Donutowi pracownicy mogą zawierać nowe znajomości. Jest to szczególnie ważne w większych organizacjach, gdzie trudniej zapoznać się ze wszystkimi pracownikami.

Gamemonk to przydatna aplikacja z grami i quizami, w które można się pobawić z poziomu komunikatora.

TL;DR – wybór komunkatora internetowego dla firmy

Komunikator to nie tylko ratunek dla firmy w czasie pandemii. Po dobrym wdrożeniu i rozsądnej selekcji integracji, to narzędzie w każdym czasie pozytywnie wpłynie na szereg firmowych procesów – od planowania projektów po integrację zespołu.

Oferty pracy z

Źródło grafiki ilustrującej wpis: unsplash.com

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.