Krajowy System e-Faktur - czym jest i kiedy wejdzie w życie?
Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur – czym jest i kiedy wejdzie w życie?

Pojęcie Krajowy System e-Faktur możemy usłyszeć coraz częściej, szczególnie jeżeli prowadzimy firmę. Czym dokładnie jest KSeF, czy należy się go obawiać i co właściwie będzie oznaczał dla polskich przedsiębiorców? Sprawdź!

Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma teleinformatyczna, która umożliwia wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie tak zwanych ustrukturyzowanych faktur. KSeF nadaje każdej fakturze numer identyfikujący oraz weryfikuje poprawność faktury. Demo systemu zaczęło działać początkiem 2022 roku. Pierwotny plan zakładał start obowiązku korzystania z platformy przez wszystkich polskich przedsiębiorców od początku 2023 roku. Teraz jednak już wiemy, że termin wdrożenia się opóźni najprawdopodobniej do 2024 roku. Mimo to jeden z największych polskich systemów do fakturowania Fakturownia.pl wprowadził już wstępną integrację z tym systemem. Każdy z użytkowników Fakturowni może wyeksportować swoje faktury do formatu KSeF XML, a następnie zaimportować je do rządowej platformy poprzez zalogowanie się profilem zaufanym.

Zobaczcie także: Planujesz założyć działalność gospodarczą w 2022 roku? Sprawdź opcje dofinansowania

Faktura ustrukturyzowana – czym jest?

Do Krajowego Systemu e-Faktur będzie można wysłać tylko tak zwane faktury ustrukturyzowane, czyli zawarte w odpowiednim formacie XML. To XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(!) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych CRWDE na platformie ePUAP. Format ten nie jest czytelny dla człowieka, może być odczytany i przetworzony tylko przez specjalny program księgowy. Oznacza to, że możliwe będzie automatyczne przekazywanie danych z faktur pomiędzy programami księgowymi bez konieczności udziału człowieka. Kiedy korzystanie z KSeF będzie obligatoryjne, a stanie się to najprawdopodobniej w 2024 roku, to wówczas podatnicy będą mieli obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane za pomocą systemu teleinformatycznego KSeF. Każdy dokument zyska numer identyfikujący, a otrzymanie faktur przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Nie oznacza to jednak, że zbyteczne okażą się programy do fakturowania. Te powinny jednak zostać zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur, aby móc eksportować dokumenty w odpowiednim formacie do platformy. Samo wystawienie faktury czytelnej dla oka człowieka, jej modyfikacje itp. będą mogły mieć miejsce w programie do fakturowania. Trzeba jednak pamiętać, że faktura wysłana do KSeF, nie będzie mogła już ulegać edycji.

Sprawdź także: Faktury ustrukturyzowane (e-faktury) – 10 rzeczy, które musisz o nich wiedzieć (fakturownia.pl)

Zalety korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur – według Ministerstwa 

KSeF nadal wydaje się bytem dość tajemnym i dla niektórych niepokojącym. Ministerstwo jednak przekonuje, że ten nowy system teleinformatyczny ma ułatwić, a nie utrudnić życie przedsiębiorcom. Jakie będą zatem zalety korzystania z KSeF? Oto one:

  • szybszy zwrot VAT – 40 zamiast 60 dni,
  • brak obowiązku archiwizowania faktur papierowych,
  • ograniczenie błędów na fakturach,
  • bezpieczna forma rozliczeń z kontrahentami,
  • szybszy obieg faktur, 
  • ryzyko zagubienia faktur zminimalizowane niemal do zera,
  • ograniczenie zużycia papieru i kosztów w związku z tym,
  • możliwość śledzenia obiegu faktury od zamówienia do płatności,
  • brak wymówek dotyczących m.in. nieotrzymania faktur. 

Chcesz przetestować, jak działa KSeF? Załóż konto w Fakturownia.pl i sprawdź, jak działa integracja z rządowym systemem teleinformatycznym. 

*mat. powstał we współpracy z Fakturownia.pl

________________________________________________________________________________________________

Źródło zdjęcia głównego: [email protected]Glenn Carstens-Peters