OKRy to świetny sposób na zaangażowanie zespołu

Czym są OKRy? Co się kryje za tym pojęciem? I jak wcielić je w życie w działaniu organizacji? O tym i więcej dowiecie się z tego artykułu.

Do zagłębienia się w temat OKRów zainspirowały mnie badania wykazujące, że pomimo iż większość firm wyznacza cele, to zaledwie 26 proc. pracowników ma jasność co do tego, w jaki sposób ich codzienne zadania przyczyniają się do ich realizacji. Dało mi to do myślenia: jakie cele może osiągać organizacja, gdyby tylko każdy z pracowników potrafił dostrzec, jaki wpływ ma na rozwój całej firmy. Jednak, aby to stało się możliwe, członkowie zespołu muszą być świadomi w jakim kierunku dana organizacja chciałaby podążać oraz co jest dla niej najważniejsze. Należy też pamiętać, że aby to osiągnąć konieczna jest znajomość misji, wizji oraz celów danej firmy. W tym artykule, na przykładzie naszej Scale Upowej historii chcę Wam pokazać jak można wdrożyć OKRy do firmy i dlaczego warto to zrobić.

Czym są OKRy?

Zacznijmy od początku. Jak to w ogóle jest z tymi OKRami i po co się je stosuje? OKRy wyznacza się w celu podejmowania przez zespół czy też jego poszczególnych członków ambitnego ryzyka. Co to oznacza? Z natury OKRy są wyznaczane długofalowo, a na ich realizację poświęcamy dłuższy czas. Dlatego też wystrzegamy się myślenia, że coś jest nieosiągalne, że czegoś się nie da. Rzeczywiście, w krótkiej perspektywie czasu osiągnięcie, jak to mówią, wręcz niemożliwego może przytłaczać. Ale co jeśli damy sobie więcej czasu, osiąganie celu podzielimy na etapy, a sukces, nawet jeśli nie w 100 proc., będziemy świętowali z ogromnym zapałem? Ale o sukcesie za chwilę.

Zastanówmy się najpierw dlaczego w OKRy warto włożyć tyle wysiłku?

OKRy to nie tylko wyznaczenie sobie celu samo w sobie. To cały sposób myślenia, który odróżnia je od KPI. Przede wszystkim OKRy  rozwijane są wspólnie. Używając OKRów całej organizacji, zespoły mają świadomość, co jest dla nich kluczowe. To zespół musi się zastanowić co zrobić, żeby osiągnąć wyznaczone cele organizacji, także poprzez swoje własne, indywidualne OKRy. Tutaj właśnie łączy się biznes z rozwojem indywidualności. Jedno nie może istnieć bez drugiego – musi być pełna symbioza.

Poprzez takie podejście jesteśmy również w stanie zauważyć, jak nasza codzienna praca wpływa na całą organizację oraz na pozostałych jej członków. A nie ukrywajmy, dodaje to motywacji i przyczynia się do większego wykorzystania mądrości organizacji, w której skład wchodzą umiejętności i wiedza wielu osób.

Poprzez wyznaczanie sobie celów, jesteśmy skupieni na tym, co chcemy osiągnąć, koncentrujemy się na priorytetach. Jest to bardzo ważne, ponieważ wiemy, szczególnie będąc częścią branży HR, że łatwo się rozproszyć z powodu dużej ilości rzeczy, które wokół nas się na co dzień dzieją. Dzięki OKRom wiemy do czego dążymy i na czym się w danym czasie potrzebujemy skupić. Co istotne, OKRy wymagają od nas także samodoskonalenia oraz samodyscypliny. Musimy na bieżąco starać się realizować wyznaczone cele. I na koniec, OKRy to ambitne cele, które inspirują ludzi do osiągania nowych szczytów. A o to przecież chodzi.

Co więcej, nasze cele są długofalowe, bardzo ambitne i nie skupiamy się tylko na bieżących zadaniach, ale także na większym obrazie. Właśnie takie podejście  powoduje, że OKRy to nie tylko wyznaczenie celów samo w sobie, ale także cała metoda ich osiągania.

OKRy w naszej organizacji

OKRy stosowaliśmy w naszej firmie od paru miesięcy, jednak jak to z nowymi zagadnieniami bywa – na wszystko potrzeba czasu. Stopniowo uczyliśmy się jak z tego narzędzia korzystać, jednak zainspirowani wcześniej wspomnianymi badaniami postanowiliśmy ten proces przyspieszyć. Z OKRami już tak jest, że sporo osób nie używa ich zgodnie ze sztuką i dodatkowo nie do końca ze świadomością, że robi to źle. W teorii sprawa nie wydaje się być nadto skomplikowana. A jednak! Okazało się, że jest kilka obszarów, na które polecam szczególnie zwrócić uwagę.

Z tego też powodu zorganizowaliśmy w Scale Up szkolenie, którego celem było stworzenie tzw. poradnika, czyli wiedzy w pigułce, do której każdy z nas zawsze będzie mógł wrócić. W trakcie jego trwania, postanowiliśmy również przeanalizować co do tej pory mogło być dla nas niejasne i z czym mieliśmy problem. Każdy z nas opowiedział o swoich dotychczasowych doświadczeniach i o tym, co warto wprowadzić w naszej organizacji. Kolejnym krokiem było wprowadzenie tych zmian w życie.

O czym warto pamiętać przy korzystaniu z OKRów?

No właśnie – zacznijmy jeszcze raz: cel wyznaczamy długoterminowo, każdego dnia pracujemy nad jego osiągnięciem, a także nie boimy się zaszaleć, gdy będziemy snuć wizje, co chcielibyśmy osiągnąć.

Po dokładnym zapoznaniu się z metodą OKRów, zrozumiałam, że najważniejsza jest właśnie ta wcześniej wspomniana odwaga oraz brak strachu przed porażką. Lepiej spróbować, niż od samego początku obniżać sobie poprzeczkę. Najwyżej się nie uda, ale będziemy wiedzieli, że daliśmy z siebie wszystko. Gwarantuję też, że jak tylko dobrze wyznaczycie OKRy, to na pewno dacie radę!

Proszę, pamiętajcie też, że OKRy nie są narzędziem do premiowania i wyciągania konsekwencji w stosunku do pracowników. Managerowie – nie pozwólcie im tak myśleć! To dla pracowników dodatkowa motywacja, sposób na wyjście ze strefy komfortu i zdobywanie osiągnięć większych, niż kiedykolwiek uznaliby za możliwe. Z mojego punktu widzenia, jako pracownika i członka zespołu, taka perspektywa jest bardzo ważna. Sprawia, że jestem w stanie wyznaczyć sobie odważniejsze cele, nie bojąc się porażki i konsekwencji. Nie chciałabym czuć się rozliczana z próbowania. Myślę też, że takie podejście sprawia, że czuje się w moim otoczeniu bezpiecznie i nie boję się podejmować ryzyka.

Co więcej, i może to być zaskoczeniem, w OKRach liczy się głównie wykazanie postępu. Najważniejsze nie jest tutaj osiągnięcie wyznaczonego celu w 100 proc. czy wykonanie wszystkich kroków idealnie, ale właśnie ten postęp. Wyobraźcie sobie, że wyznaczacie bardzo ambitny cel i realizujecie go w 80%. Co czujecie? Radość, dumę? A może jesteście rozczarowani? Czy chodzą Wam po głowie myśli, że mogliście dać z siebie więcej, że mogliście postarać się bardziej? Nic bardziej mylnego, w tym tkwi cała magia!

Nasze cele powinny być na tyle ambitne, że ich realizacja w 100 proc. jest niemalże niemożliwa! Dzięki temu pójdziemy o krok dalej, wyznaczone cele będa ambitniejsze, a my nie będziemy czuli obawy, że nie osiągniemy tych 100 proc. Proste, prawda? Także pamiętajmy – już realizacja celu w 80 proc. to nasz ogromny sukces. Co więcej, jeśli realizacja nastąpi w 100 proc. to powinniśmy się zastanowić, czy nie wyznaczamy celów zbyt zachowawczo i nie podchodzimy do tematu zbyt mało ambitnie.

Częste błędy

Skoro powiedzieliśmy sobie jak postępować, to co Ty na to, żeby zastanowić się wspólnie nad tym czego nie robić? Tak, tak – zabrońmy sobie paru rzeczy, ot co!

Odwaga – słowo klucz, o którym już pisałam. A co idzie w parze z odwagą? Miejsce na popełnianie błędów! Nie popełnia błędów tylko ten, który nic nie robi. I na tym przez chwilę się skupmy. Jeśli jesteśmy w swoich planach bardzo ambitni, musimy wziąć pod uwagę, że coś może pójść nie tak. Po prostu – nie wszystko musi się udać i to jest zupełnie normalne.

No właśnie, nie udało się i co teraz? Załamać się, złościć z powodu swoich niepowodzeń? Absolutnie nie. Musimy przejść niełatwą lekcję przekuwania trudności w naukę poprzez doświadczenie. Każde niepowodzenie uczy nas bardzo wiele. W tym celu powinniśmy stworzyć środowisko safe to fail. O co chodzi? O to, by przy każdym niepowodzeniu próbować nakierowywać swoje myślenie na odpowiednie tory. Nie udało się? Okej, trudno. Dałem z siebie wszystko! Co więc mogę w takiej sytuacji zrobić? Mogę na przykład zastanowić się co zrobiłam źle? Dlaczego nie osiągnęłam założonego celu? A co mogę w przyszłości zrobić lepiej, żeby następnym razem wyszło? Widzisz, w ten sposób każda próba, czy udana czy też nie, przynosi nam ogromną wartość. Mam nadzieję, że od teraz nic Cię już nie powstrzyma przed próbowaniem!

Jak zatem stworzyć takie środowisko safe to fail w organizacji?

Przede wszystkim należy stworzyć przestrzeń na próbowanie. Co to znaczy? Członkowie zespołu powinni czuć, że w razie porażki nie zostaną wyciągnięte konsekwencje czy też niepowodzenie nie będzie traktowane jako porażka, a jako próba. Najważniejsza jest wyciągnięcie z tej próby wniosków na przyszłość. Analizowanie tego, co poszło nie tak i jak można to poprawić w przyszłości. Także wspólne celebrowanie sukcesu z pewnością doda każdemu odwagi. Powinno się także pokazać pracownikowi, że nie musi bać się mówić o popełnionych błędach czy mieć obaw przed zadawaniem pytań, gdy czegoś nie wie. Wsparcie jest tutaj kluczowe. Członkowie zespołu powinni mieć pewność, że nie oczekuje się od nich sukcesu już podczas pierwszej próby. Należy im dać czas na naukę i popełnianie błędów. Czas – to drugi istotny składnik tej układanki. Dajmy sobie czas. Wszyscy.

Retrospektywa. Jak sprawdzić, czy nasze cele są ambitne, ale nie przesadnie? Jak sprawdzić czy przynoszą zamierzone efekty i na jakim etapie realizacji są?

Tu z pomocą przychodzi nam retrospektywa. Krótko mówiąc, wracamy do początku, kiedy to wyznaczyliśmy sobie OKRy. I od tego momentu analizujemy cały proces, sprawdzamy nasze postępy, analizujemy czego udało nam się nauczyć, szukamy blokerów, które stanęły nam na drodze oraz myślimy jak je pokonać. To wszystko jest bardzo ważne. Nie ma sensu analizować, sprawdzać i szukać, jeżeli nic z tą wiedzą nie zrobimy – szkoda naszego czasu. Musimy wykorzystać tę wiedzę i wprowadzić zmiany. Dojść do tego, jakie blokery stanęły nam na drodze i zastanowić się jak je pokonać. A może nasze wysiłki nie przyniosły żadnych efektów? Niestety, ale tak też się zdarza. Ważne, żebyśmy w porę zauważyli, że nasze starania w żaden sposób nie przekładają się na nasz sukces i wprowadzili istotne zmiany. Właśnie w takim momencie, warto zadać sobie pytanie, co jeśli mielibyśmy wyznaczyć nasze OKRy jeszcze raz? Co byśmy zmienili? A co sprawdziło się doskonale?

Tu pomocne jest elastyczne podejście, którego czasami musimy się nauczyć. Ale kiedy już nam się uda, będziemy potrafili dopasować nasze OKRy do zmieniającej się rzeczywistości. A przecież nic nie jest pewne. Jeżeli coś nie działa, oczywistym jest, że warto to zmienić. Jednak bardzo istotne jest, aby wiedzieć z czego ta zmiana wynika, dzięki czemu udoskonalimy nasz proces i przy okazji nauczymy się czegoś nowego.

Perspektywa pracownika

Nabranie biegłości w korzystaniu z OKRów wymaga czasu i regularnego powracania do swoich założeń, poddawaniu ich pod dyskusję i dokonywaniu rewizji planów.
Po wyznaczeniu sobie naszych celów, bardzo istotne jest wsparcie ze strony zespołu, a także wzajemny docenianie i świetowanie sukcesu. Wszyscy na to zasługujemy 🙂

Na początku nie będzie łatwo. Z pewnością możecie czuć się zagubieni przy swoich pierwszych OKRach. Jednak przy każdych kolejnych swoboda w ich tworzeniu będzie coraz większa, a ich jakość lepsza. I to jest ich największa wartość.

Z mojej perspektywy, wyznaczanie OKRów w wyżej opisany sposób pozwoliło mi przede wszystkim skupić się na priorytetach oraz pokazało jak skutecznie dążyć do wyznaczonego celu. Dało mi też szansę na wyznaczenie celów zdecydowanie bardziej ambitnych i na pierwszy rzut oka niemożliwych do spełnienia. Widzę teraz organizację jako całość oraz dostrzegam mój wkład w jej funkcjonowanie, co naturalnie przekłada się na motywację i zaangażowanie w rozwój firmy.

Widząc jak moje osobiste plany i sukcesy wpływają nie tylko na mój rozwój, ale i całej organizacji, poczułam się jej integralną częścią. Naprawdę czuje, że mam wpływ!

Jeśli Wy dopiero zaczynacie swoją przygodę lub chcecie zrewidować swoje podejście do tego tematu, pamiętajcie proszę, że na początku nie będzie łatwo, z pewnością możecie czuć się zagubieni przy swoich pierwszych OKRach. Jednak przy każdych kolejnych swoboda w ich tworzeniu będzie coraz większa a ich jakość coraz lepsza. I to jest normalne.

Przykłady OKRów dla branży HR

Cel: Większa wydajność procesu rekrutacji
Kluczowe rezultaty:
Wzrost liczby zgłoszeń kandydatów do XX tygodniowo
Wzrost liczby umówionych spotkań / kontakt z kandydatem do 60 proc.
Średni czas rozpoczęcie rekrutacji – oferta – skrócenie do 2 miesięcy

Cel: Poprawa marki pracodawcy
Kluczowe rezultaty:
Przeprowadzenie projektu oceny pracodawcy (EVP)
Zwiększenie eNPS o 15 proc.
Wdrożenie ankiety z opiniami kandydatów (większość systemów ATS posiada taką ankietę)

Cel: Osiągnięcie przyjęcia OKR we wszystkich zespołach
Kluczowe rezultaty:
Zorganizowanie warsztatów szkoleniowych OKR dla wszystkich członków zespołu
Osiągnięcie 80 proc. aprobaty w ankiecie pracowniczej dotyczącej skuteczności OKR
Osiągnięcie przynajmniej 60 proc. wskaźnika ukończenia pierwszego cyklu OKR

Oferty pracy z