TOP 5 najczęściej popełnianych błędów przy wystawianiu faktur

TOP 5 najczęściej popełnianych błędów przy wystawianiu faktur

Wystawienie faktury nie wydaje się czynnością skomplikowaną, a jednak nie trudno o drobne błędy. Dlatego postanowiliśmy wymienić te najczęściej popełniane. Dzięki temu unikniesz ich a co za tym idzie – czasu i nerwów związanych z poprawkami.

Warto zwrócić uwagę na poprawność wystawianych faktur głównie w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur. To system rządowy, z którego korzystanie najprawdopodobniej do 2024 roku będzie dobrowolne. Po tym czasie jednak każdy przedsiębiorca będzie miał obowiązek przesyłać faktury do KSeF. Warto pamiętać, że raz przesłany dokument nie będzie już mógł ulec edycji. Warto więc wyrobić w sobie nawyk wystawiania w pełni poprawnych faktur. Zobacz najczęściej popełniane błędy w tej materii.

Błąd numer 1 – bałagan w numeracji

Wystawiając faktury VAT, musisz pamiętać o ciągłości numeracji. A to oznacza, że każda kolejna faktura musi zawierać numer kolejny do poprzedniego. Warto wprowadzić sobie jeden system numerowania i się go trzymać. W jednym z najpopularniejszych systemów do fakturowania tj. Fakturownia.pl można wprowadzić własny system numeracji, również w obrębie działów. Dzięki temu unikniesz pomyłek i nie będziesz musiał martwić się ręczną zmiana numerów.

Dowiedz się więcej o numerowaniu faktur w Fakturownia.pl

Błąd numer 2 – data wystawienia oraz sprzedaży

Na fakturze data sprzedaży oraz data wystawienia dokumentu nie zawsze są takie same. Często przedsiębiorcy mylą się w kwestii daty sprzedaży. Jeżeli usługę wykonałeś np. w lipcu, to faktura powinna zawierać datą lipcową, np. ostatni dzień miesiąca. Data wystawienia faktury może być sierpniowa (maksymalnie do 15 sierpnia). Chodzi bowiem o to, że przedsiębiorca ma czas na wystawienie tego typu dokumentu do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do sprzedaży. Od tej ostatniej zasady wyjątki stanowią usługi budowlane oraz druk książek.

Błąd numer 3 – niepoprawne dane kontrahenta

Dane firm na przykład adres czy nazwa mogą często ulegać zmianom. Dlatego warto wystawiając faktury korzystać z programu do faktur online zintegrowanych z GUS. Np. wystawiając fakturę w Fakturownia.pl masz pewność, że dane odbiorcy faktury są poprawne i aktualne.

Zobacz także: Obowiązkowe e-faktury w Polsce – moment wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego i zalety tego rozwiązania

Błąd numer 4 – oznaczenie dokumentów jako oryginały i kopie

Do końca 2012 roku przepisy VAT zakładały, że faktury oraz faktury korygujące są wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach. Oryginał należał do nabywcy, a kopie do sprzedawcy. Obecne przepisy nie dzielą już dokumentów na oryginały oraz kopie. Nadal jednak wielu przedsiębiorców wystawia faktury w ten sposób, co jest oczywiście błędne.

Błąd numer 5 – podpisywanie faktur

Kwestię, którą teraz opiszemy, ciężko zaliczyć do błędów, gdyż podpisywanie faktur, bo o nich właśnie mowa, nie jest działaniem nieprawidłowym, choć nieaktualnym. Podatnicy nie muszą podpisywać faktur i wymagać podpisów przez nabywców. Takie działanie stanowiło konieczność do końca kwietnia 2004 roku.

Więcej informacji o o tym jak poprawnie wystawiać faktury znajdziesz w poradach na blogu fakturownia.pl.

________________________________________________________________________________________________

Źródło zdjęcia: [email protected]Scott Graham

//