fbpx
Efektywne zarządzanie czasem dzięki metodyce Scrum

Efektywne zarządzanie czasem dzięki metodyce Scrum

Organizacja czasu w zwinny sposób! Cz. 1

“Doba ma zdecydowanie za mało godzin” – mówiłem za każdym razem, gdy zarywałem nocki na uczelniane projekty robione na ostatnią chwilę, odpuszczałem wizytę na siłowni czy rezygnowałem z dodatkowych lekcji języka hiszpańskiego. Przyjaciele często wypominali, że trudniej się ze mną spotkać niż z Papieżem Franciszkiem, a ja totalnie nie potrafiłem zrozumieć, gdzie cały ten czas ucieka. Co od tamtego okresu się zmieniło? Czasu magicznie nie przybyło (a szkoda), ale udaje mi się zdecydowanie lepiej nim zarządzać – nie muszę już rezygnować z zainteresowań, a codzienne obowiązki nie przyprawiają mnie o zawrót głowy. Kluczowym czynnikiem okazała się wiedza nabyta przez kilka lat pracy w Scrumie – na szkielecie tej metodologii zbudowałem swój system, który służy mi po dziś dzień. Dzisiaj, Drodzy Czytelnicy, chciałbym podzielić się z Wami moją wizją organizacji życia, aby doba wystarczyła Wam na zrobienie wszystkiego, co robić w życiu musicie i chcecie zrobić!

Maks OperlejnAutorem artykułu jest Maks Operlejn – techniczny geek z duszą humanisty. Kończy studia inżynierskie na kierunku Data Engineering na Politechnice Gdańskiej. Doświadczenie zawodowe zbierał na pozycjach analityka biznesowego, inżyniera danych i programisty. Obecnie sprawuje rolę konsultanta technologicznego w warszawskim startupie. Prywatnie jest fanem sportu, języków obcych i aktywnego podróżowania (najlepiej autostopem). Kocha nowe wyzwania, eksperymentowanie ma we krwi. Kompulsywnie kupuje książki, na których czytanie nie ma czasu.


Do projektowych ekspertów: cały “system” oparłem na szkielecie różnych metod i frameworków, najwięcej czerpiąc ze Scruma. Co istotne, nie jest to scrumowy poradnik, a jedynie moja próba włączenia go w życie prywatne. Jeśli macie odmienną wizję adaptacji całości, zapraszam do dyskusji w komentarzach, chętnie wysłucham wszelkich opinii i propozycji 😊.

Do osób niezaznajomionych z Agile: w artykule pojawiać się będą pojęcia nawiązujące do zwinnego podejścia projektowego, Scruma i Kanbana, ale wiedza na ich temat nie jest potrzebna do lektury. Poniższa treść jest więc dla każdego, kto ma problem z zarządzaniem swoim życiem 😄.

Podkreślam, nie wyniesiecie stąd wiedzy o Scrumie nie jest to celem artykułu, zresztą nie czuję się wystarczająco kompetentny, żeby doradzać w tej materii. Jeśli jednak ciekawi Was, co to jest Scrum i cała tematyka, odsyłam do poniższych linków oraz zapraszam do researchu na własną rękę:

🚀 Agile: https://agile247.pl/agile

🚀 Scrum: https://procognita.pl/post/co-to-jest-scrum

🚀 Kanban: https://www.youtube.com/watch?v=iVaFVa7HYj4

Pierwotna batalia z organizacją czasu. Układ nagrody i nowe nawyki

Moje wcześniejsze doświadczenia z zarządzaniem czasem i nawykami stały pod znakiem excelowych tabel. Poniższa była jedną z pierwszych, opierała się na zarządzaniu przez cele i stymulowaniu układu nagrody na początku każdego miesiąca ustalałem przedmiot, który zakupię dla siebie po uzyskaniu konkretnej ilości punktów przez najbliższe 30 dni. Byłem w tamtym czasie świeżo po lekturze “Siły Nawyku” Charlesa Duhigga, który podkreślał znaczenie grywalizacji (Gamification) w formowaniu dobrych nawyków, a książki, gry i inne nagrody, które sobie obiecywałem, skutecznie napędzały mnie do pracy.

Excel - układ nagrody i nawyki

W późniejszym czasie zaraziłem moją ówczesną partnerkę nutą rywalizacji i przez 20 dni próbowaliśmy zmienić swoje szkodliwe nawyki senne. Jako, że jestem urodzonym “nocnym markiem” sromotnie ten pojedynek przegrałem 😄.

Excel - organizacja czasu, rywalizacja i efekty

Powyższe przykłady mają jednak znaczącą wadę tabele excelowe spełniają swoją rolę w przypadku zadań powtarzalnych, ciężko jednak wyobrazić sobie planowanie w ten sposób pojedynczych aktywności. Porzucając chwilowo powtarzalne czynności na rzecz poważnego projektu, arkusz zaświeci pustkami, stworzycie zatem iluzję nieróbstwa, podczas gdy faktyczny stan rzeczy może być zgoła odmienny.

Szukałem więc rozwiązania prostego, intuicyjnego i uniwersalnego. Błądziłem na ślepo, szukając wśród aplikacji (mobilnych i webowych) do planowania dnia czegoś, co zatrzyma mnie na dłużej jest wiele świetnych opcji na rynku, ale w każdej czegoś mi brakowało. 

W tamtym okresie pojęcia Agile i Scrum były nieodłączną częścią mojego życia od wolontariackich organizacji po ówczesne miejsce pracy. Postanowiłem więc spróbować zastosować ich podstawowe założenia w życiu prywatnym i tu zaczyna się praktyczna część tego artykułu 😊.

Scrum w mikroskali

O ogromnym wpływie zwinnego zarządzania i metodyki Scrum na światowy biznes wiele już zostało powiedziane. Spory trend na bycie Agile trwa od wielu lat i nie wydaje się wygasać firmy inwestują swoje wielomilionowe budżety w zwinne transformacje, a na rynku pracy coraz częściej znaleźć możemy oferty na takie stanowiska jak Agile Coach, Scrum Master czy Product Owner. 

My zaadaptujemy Scruma w mikroskali  jest to framework dla zespołów, choć w tym przypadku z nikim współpracować nie będziemy. Ów system będzie służył tylko nam; sami sobie jesteśmy sterem, żeglarzem, okrętem (chociaż pod tym linkiem znajdziesz ciekawy przykład na wykorzystanie Scruma w zarządzaniu czasem rodzinnym, a zatem w swego rodzaju zespole).

Konfiguracja Trello do planowania dnia

Cały system będzie opierał się na darmowym i uniwersalnym narzędziu, jakim jest Trello. W internecie przeczytać możemy, że jest to wizualne narzędzie do organizowania życia i czasu pracy. Bazą narzędzia są tablice, które reprezentują konkretne projekty. Każda tablica składa się z list, które wizualizują różne etapy postępu prac i poziomu osiągnięcia celu. Prosty przykład tablica może składać się z trzech list: “Do zrobienia”, “W trakcie” i “Zrobione”, żeby ukazać cały przepływ projektu. Między listami przenosić możemy karty, czyli swego rodzaju zadania do wykonania. Przedstawia się to w następujący sposób: 

Trello time managment Drag Drop

Nie chciałbym poświęcać czasu na omawianie podstawowych funkcji Trello, wszystko jest świetnie opisane na ich oficjalnym blogu, a dla leniwych dodaję dwa linki do poradników wideo w wersji angielskiejpolskiej. Całe narzędzie jest niezwykle intuicyjne i w 10 minut opanujesz wszystko, co niezbędne do operowania w tym ekosystemie. Wiedza, która będzie Ci potrzebna w dalszej części artykułu, to między innymi:

  • tworzenie tablic,
  • tworzenie list,
  • tworzenie kart/zadań i ich podstawowa edycja.

W dalszej części artykułu dodam również linki do gotowych szablonów tablic, które pomogą Ci na starcie.

Burza (jednego) mózgu – wstępne planowanie celów

Zanim zaczniemy zabawę z Trello, wyjmijcie kartkę i długopis lub otwórzcie notatnik w komputerze, wytężcie szare komórki i zastanówcie się, z jakich aktywności składa się Wasze codzienne życie, albo jakie cele chcecie osiągnąć. Doskonalicie się w grze na instrumencie? A może działacie w organizacjach non-profit? Notujcie wszystko i utwórzcie z tego listę kategorii nie przesadźcie z ich ilością, niech to będą główne filary Waszej codzienności. W moim przypadku, lista wygląda następująco:

  • Studia – kończę studia inżynierskie na Politechnice Gdańskiej, rok akademicki właśnie się rozpoczął i warto usystematyzować pracę na uczelni;
  • IT – w tym kierunku podąża moja kariera zawodowa, więc chciałbym sformułować plan poznawania nowych technologii i doskonalenia się w tych wcześniej poznanych;
  • Języki Obce – obecnie moja największa zajawka, rozwijanie umiejętności językowych wymaga ciągłej pracy, a chcę pogodzić naukę zarówno hiszpańskiego, jak i francuskiego;
  • Sport – oprócz systematycznego treningu na siłowni, lubię rotować aktywnościami dodatkowymi – w jednym tygodniu tajski boks, w drugim basen.

Po ustaleniu priorytetowych kategorii, czas na dodanie ich do tablicy Trello! Dla każdej kategorii tworzymy oddzielną listę, efekt końcowy u mnie wygląda w ten sposób:

Tablica Trello wstępne planowanie celów i zarządzanie nimi

Szablon tablicy Trello do wglądu pod tym linkiem.

Co istotne, oprócz wcześniej wypisanych kategorii, stworzyłem również sekcję “Inne” będziemy tam umieszczać zadania, które nie klasyfikują się do innych list. Z doświadczenia wiem, że tutaj będzie finalnie lądować najwięcej 😄.

Następnym krokiem naszej organizacji czasu, jak już możecie się domyślać, będzie wypełnianie list. Zastanówcie się, jakie aktywności czekają Was w najbliższym czasie, rozdzielając je na bieżąco do odpowiednich kategorii. Wypiszcie wszystkie zobowiązania, plany, cele do spełnienia. Zacznijcie od priorytetów, dalej niech poniesie Was wyobraźnia. Starajcie się tak rozdzielać zadania, żeby wykonanie jednego zajęło Wam maksymalnie kilka godzin. W razie potrzeby podzielcie duży projekt na kilka części – będzie Wam łatwiej zapanować nad tak rozdzieloną pracą, w efekcie planowanie dnia codziennego będzie prostsze.

Dla zilustrowania, jak może wyglądać przykładowa tablica, spójrzcie na moją:

Zarządzanie czasem - techniki i narzędzia

Kilka szybkich uwag:

  • zapisuję wszystko, od najmniejszych drobnostek (zakupy, research internetowy) po poważniejsze zadania (istotne sprawy studenckie, plan nauki języka),
  • jeśli mam konkretny deadline lub datę dotyczącą danego zadania, warto od razu ją zapisać przyda się przy ustalaniu priorytetów,
  • niektóre zadania oprócz samego tytułu wymagają uszczegółowienia czasem dodaję opis, czasem check-listę.

Priorytetyzacja zadań

Polecam pobawić się z etykietami i dostosować je do własnych potrzeb. Osobiście potrzebowałem jakiegoś widocznego rozdzielenia języków na hiszpański i francuski, dodałem zatem odpowiednie kolory. Generalnie zdecydowanym ułatwieniem jest dodanie etykiet odpowiadających kategoriom/listom w późniejszym etapie może się to przydać.

Co więcej, dodałem trzy etykiety specjalne:

  • ważne – generalnie w naszym projekcie rzeczy najważniejsze powinniśmy umieszczać na samym początku listy. Jednak aby podkreślić wizualnie istotność zadania, lubię dodawać tę etykietę – mam wtedy pewność, że nic poważnego nie umknie mojej uwadze.
  • powtarzalne – jeśli zadanie może się powtarzać kilka razy w ciągu niedługiego okresu czasu, znakuję je taką etykietą. Nie widzę sensu duplikowania jednego zadania w projekcie, ale warto wiedzieć, które karty nie są jednorazowe.
  • nawyk – o nawykach będziemy mówili w późniejszej części artykułu; w tym momencie do projektu ich nie dodajemy. Zatem informuję o tej etykiecie czysto poglądowo.

Efekt po dodaniu etykiet (kliknijcie w dowolną etykietę, aby rozwinąć nazwy wszystkich):

Etykiety Trello - priorytetyzacja zadań

WAŻNE: każde z zadań wymaga odpowiedniej estymacji, czyli swego rodzaju oszacowania trudności, złożoności i czasochłonności zadania. Jest to niezbędne, żeby wiedzieć, ile pracy możecie na siebie wziąć w danym sprincie i danym dniu.

Tradycyjne zespoły estymowały w formacie czasowym: godziny, dni, tygodnie, miesiące. Wiele zespołów zwinnych przeszło jednak na specjalne punkty Story Points. Oceniają one względny wysiłek związany z pracą i mogą przyjmować różną formę. Często znajdziemy je w formacie czasowym nieco przypominającym ciąg Fibonacciego: 0, 0.5, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100. Może to brzmieć nieintuicyjnie, ale ta abstrakcja jest w rzeczywistości pomocna, ponieważ:

  • estymacja czasowa może być nieprecyzyjna, często szacując w ten sposób bierzemy pod uwagę tylko najlepszy scenariusz,
  • estymując punktami robimy to w odniesieniu do innych zadań z naszego backlogu, a więc miara jest dokładniejsza i dostosowana do nas,
  • istnieją wiarygodne dowody na to, że ludzie są dobrzy w szacunkach względnych w porównaniu z bezwzględnymi (Lederer i Prasad 2000).

Mógłbym rozwodzić się dłużej nad zaletami estymacji w SP (Story Points), ale powstało już wiele świetnych materiałów na ten temat, odsyłam chociażby do tego świetnego artykułu lub do angielskiego tekstu pod tym linkiem. Dla Was istotnym jest znalezienie własnego, sprawdzonego sposobu szacowania zadań. Z początku może to się wydawać ciężkie, ale po kilku tygodniach złapiecie punkt odniesienia i nauczycie się robić to poprawnie 😄. W razie gdyby głowa parowała Wam już od nadmiaru zmian, spróbujcie zacząć od estymacji w godzinach i z biegiem czasu zacząć szacować abstrakcyjnie, w punktach, nie jednostkach czasu. Z jednej strony to trudne, ale z drugiej istotnie pomaga w osiąganiu celu i skutecznym zarządzaniu czasem.

Gospodarowanie czasem z wykorzystaniem Story Points

Czas na implementację Story Points w Trello. Będzie nam potrzebne jedno rozszerzenie do przeglądarki, które znajdziecie tutaj (wsparcie dla Chrome, Firefoxa i Safari). Instrukcja użytkowania jest oczywiście opisana na stronie autora, ale w skrócie przy edycji tytułu zadania, pojawi nam się pasek z dostępnymi estymatami. Domyślnie są one ułożone w ciąg Fibonacciego, osobiście korzystam z tej konfiguracji, ale jeśli chcecie, możecie zmienić zakresy punktowe w ustawieniach. Po kliknięciu w wybraną liczbę punktów, automatycznie zostanie ona dodana jako estymacja zadania.

Gospodarowanie czasem z wykorzystaniem Story Points

“Product Backlog Refinement” efekt końcowy po wprowadzeniu estymacji:

Osiągaj cele z Trello

Gratulacje! Efektem Waszej pracy jest tak zwany Product Backlog, jak podaje Scrum Guide (kompendium wiedzy o Scrumie):

Backlog Produktu to uporządkowana lista wszystkiego, co w danym momencie wiadomo odnośnie rozwoju produktu. Stanowi jedyne źródło wymaganych zmian, które mają być w produkcie wprowadzone.

W naszym przypadku produktem jest życie 😄. Doskonalenie Backlogu Produktu (ang. Product Backlog Refinement) to proces ciągły, nie ma ram czasowych. W razie nowych planów czy obowiązków, dodawajcie tutaj nowe zadania. Priorytetyzujcie i estymujcie już istniejące. Dodawajcie potrzebne szczegóły, takie jak daty, checklisty czy opisy. To Wasza piaskownica – bawcie się treścią i formą, a cały proces stanie się intuicyjny i przyjemny. Byc może finalnie okaże się, że zarządzanie czasem jeszcze nigdy nie było tak proste.

Zarządzanie czasem – kolejny krok

No dobrze, wiemy już, co chcemy/musimy w życiu robić. Pytanie teraz, kiedy mamy się za to zabrać? Product Backlog jest wielką kobyłą informacji, która niektórych może przytłoczyć – rozbijemy go więc na drobne części, patrząc w ujęciu tygodniowym, a nawet dziennym. Ciągły rozwój produktu, jakkolwiek niewielki by on był, jest kluczem efektywności Scruma – przekłada się to też na organizację własnego życia i czasu. Jasne i realne cele krótkoterminowe będą dla nas motywacją do działania i w ogólnym rozrachunku przełożą się na duży progres. Opisem planowania i ustalania ram czasowych zajmę się w drugiej części artykułu, która będzie klamrą zamykającą cały ten rozdział. Poruszę także kwestię doskonalenia procesu organizacji i podzielę się z Wami wskazówkami, jak w swoich postanowieniach wytrwać. Zapraszam zatem do zapoznania się z kontynuacją, zaś na pytania chętnie odpowiem w komentarzach 😊.

Źródło zdjęcia ilustrującego wpis: canva.com


📢 Zapraszamy także na nasz fanpage:
https://facebook.com/RocketJobsPolska

👉 do naszych grup na Facebooku:
 Social Media Jobs  https://bit.ly/2GB5MXs
 Advertising/PR Jobs  https://bit.ly/1Puw3z5
 Marketing – Pierwsza Praca  https://bit.ly/2F6uQU3
 Rocket Jobs > 10K  https://bit.ly/2AkLuMn
 Sprzedaż cała Polska  https://bit.ly/2RMpMIG
 Design cała Polska  https://bit.ly/2JOIkFI
 Marketing, e-commerce, SEO/SEM  http://bit.ly/32uFhsq
 Rocket Community  https://bit.ly/2PQofkI

💪 na naszego LinkedIna:
 https://www.linkedin.com/company/rocket-jobs

😎 oraz na naszego Instagrama:
 https://www.instagram.com/rocketjobspolska