Onboarding prawnika. Jak wprowadzić nową osobę do zespołu kancelarii? 

Z dobrze zaplanowanym onboardingiem doświadczenie dołączenia do zespołu kancelarii może być mniej stresujące. Przed tobą kilka wskazówek do tego, aby właśnie tak się stało. Poznaj je, niezależnie od tego, czy będziesz wdrażać, czy to ty będziesz osobą wdrażaną. Na co trzeba zwrócić uwagę przy onboardingu prawnika?

Na początku był chaos. Nie tylko w greckiej mitologii, ale też w niejednej historii z naszego zawodowego życia. Pierwsze dni w nowej pracy bywają pełne niepewności. Wszyscy wokoło starają się robić pozytywne wrażenie, ale kiedy przychodzi o coś zapytać trochę nie wiadomo do kogo się zwrócić i ile razy to będzie jeszcze „OK” – znasz to? Jak więc sprawić, by onboarding był mniej stresujący dla nowego pracownika i całego zespołu?

Onboarding prawnika. Pierwsze kroki na pokładzie – dlaczego to takie ważne?

W Employer Brandingu – coraz bardziej docenianym również w branży prawnej – dużo mówi się o rekrutacji. O tym, co robić, aby wzmocnić rozpoznawalność marki pracodawcy na rynku pracy i zyskać więcej zgłoszeń odpowiednich kandydatów. Okazuje się jednak, że do pełni szczęścia nie wystarczy dobrze wybrać osobę do zespołu. Trzeba też ją potem w ten zespół odpowiednio wprowadzić. 

Według raportu przedstawionego przez Impact Instruction Group, aż 33 proc. nowych pracowników w ciągu pierwszych 6 miesięcy pracy podejmuje decyzję, że odchodzi. Jedna trzecia rekrutacji w dłuższej perspektywie okazuje się więc nieskuteczna. A co za tym idzie – generuje konkretne straty finansowe dla firmy. Trzeba zorganizować ponowny proces naboru, jak i zaangażować kolejne osoby we wdrażanie nowego kolegi czy koleżanki. Koszty to jedno. Firma nadszarpuje również swój wizerunek. Wieści o dużej rotacji w konkretnej kancelarii rozchodzą się bardzo szybko. Są wiadomością do potencjalnych kandydatów, że coś w danym miejscu nie jest takie, jak obiecują ogłoszenia rekrutacyjne. 

Jak pewnie wiesz z doświadczenia, zmiana pracy jest stresująca. Nigdy do końca nie wiadomo, czy przyjęcie oferty okaże się korzystne. Szczególnie w branży prawnej, w której co prawda publikowanych jest sporo ogłoszeń, ale trudno o ofertę szczególnie wyróżniającą się – pod kątem zarówno warunków współpracy, jak i zakresu zadań oraz możliwości rozwoju.

Początki bywają przytłaczające. Trzeba w krótkim czasie zapoznać się z wieloma informacjami, poznać narzędzia i procedury, zapamiętać dziesiątki imion i twarzy. Głupio jest pytać tysiąc razy o to samo, dlatego staramy się działać możliwie samodzielnie, z duszą na ramieniu, czy aby na pewno wszystko robimy tak, jak powinniśmy. Tak być nie musi.  

Onboarding od A do Z – jak przebiega proces? 

Pracodawca odpowiada za to, by osadzenie nowej osoby w organizacji było efektywne i możliwie bezstresowe. Wdrożenie to nie tylko przekazanie najważniejszych informacji, przedstawienie klientów i zlecenie pierwszych zadań. To proces, który warto zaprojektować na każdym etapie – przyjrzyjmy się im po kolei: 

1. Pre-Boarding – kandydat przyjmuje ofertę i zaczyna przygotowywać się do zmiany miejsca zatrudnienia.

Niezbędne tutaj: sprawna organizacja formalności i przygotowanie miejsca pracy, wraz ze sprzętem i oprogramowaniem (przyda się dobra checklista, aby nie pominąć niczego). 

Czas przed formalnym startem jest dobrą okazją do oswajania nowej osoby z firmą. Można zrobić to przez takie działania, jak między innymi: 

• Say hello – wiadomość powitalna od partnera kancelarii czy przyszłego przełożonego do nowego pracownika. 
• Set relation – wyznaczenie konkretnej osoby, z którą nowy pracownik może kontaktować się przed pierwszym dniem pracy. Może to być rekruter, ale też wybrany członek zespołu kancelarii, który nie pełni na co dzień roli z obszaru HR – ktoś, kto będzie głównym źródłem informacji.
• Send gift – wysłanie pakietu powitalnego, zawierającego gadżety firmowe, a także materiały na temat nowego miejsca pracy. To nie tylko miły jest, ale też zaproszenie do tego, by dołączająca osoba zaczęła identyfikować się z przyszłym pracodawcą. W branży prawnej taka praktyka wciąż nie jest zbyt często stosowana. 
• Start introduction – poinformowanie zespołu kancelarii o tym, że dołącza do niego nowa osoba. Cenny będzie tu personalny kontekst, np. kilka słów o hobby nowego członka zespołu „po godzinach” – dzięki temu pierwsze rozmowy nawiążą się znacznie prościej.

2. Pierwszy dzień pracy – moment, który wiąże się z silnymi emocjami. 

Powinien być dobrze zorganizowany i przyjemny dla nowej osoby, ale też dla reszty zespołu, która dzięki temu z większą otwartością przyjmie nowego pracownika. 

Przemyślany onboarding na tym etapie zawiera: 

• Zapoznanie z zespołem – przedstawienie sobie nowej osoby i pozostałych członków teamu. Świetnie sprawdzają się tu pewne rytuały wprowadzające w kulturę firmy i pytania aktywizujące całą grupę – np. o ostatnio przeczytaną książkę czy ulubioną potrawę. Tak, aby nie tylko nowa osoba mówiła o sobie. 
• Zapoznanie z firmą i jej kulturą – symboliczne lub dosłowne oprowadzenie po firmie, w formie stacjonarnej lub wirtualnej. Warto opowiedzieć o pracy poszczególnych osób, a także o tym, w jaki sposób spędza się przerwy. Cenne będą wszelkie nieformalne smaczki, które tworzą kulturę organizacyjną. 
• Zlecenie pierwszych zadań i wyznaczenie opiekuna – nawet jeśli pierwszymi zadaniami będzie zapoznanie się z materiałami na temat firmy czy prowadzonych spraw, trzeba mieć pewność, że nowa osoba wie dokładnie, co ma zrobić i gdzie znajdzie niezbędne informacje. Powinna też wiedzieć do kogo się odzywać, jeśli będzie mieć jakiekolwiek pytania.

3. Pierwsze kilka – kilkanaście tygodni – formalny okres próbny i czas, w którym pracownik uznawany jest za nowego.

Mamy tu intensywny czas nauki, jak również stopniowego przejmowania coraz większej odpowiedzialności. Kluczowe będzie tu odpowiednie zaplanowanie działań i stały monitoring efektów wdrożenia. 

Tym, co powinno zadziać się na tym etapie, są:  

• Wprowadzenie do firmy – zapoznanie z  materiałami, sposobami działania (procedurami), klientami itp. Przekazanie informacji o wizji, misji i strategii, o najważniejszych wartościach etc. W przypadku braku spisanych danych tego typu etap ten można zrealizować w formie spotkań z bardziej doświadczonymi członkami zespołu kancelarii. 
• Wprowadzenie do zespołu i roli – zapoznanie z zespołem, z tym, jak funkcje rozkładają się w kancelarii. Wprowadzenie w zakres odpowiedzialności. Zlecanie pierwszych zadań, a następnie udzielanie wobec nich informacji zwrotnej. 
• Rozwój i uzupełnianie wiedzy – monitorowanie jak radzi sobie nowy pracownik. Uzupełnianie tego, czego jeszcze brakuje mu do pełnej płynności i samodzielności.  
• Obustronny feedback – np. w formie cyklicznych spotkań, poprzedzonych zebraniem opinii z zespołu. Warto zapytać nowego pracownika jak odnajduje się w firmie, czego aktualnie potrzebuje, jak ocenia proces wdrożenia etc. Spotkania tego typu dobrze, aby odbywały się także później, w ciągu pierwszego roku pracy – po zakończeniu formalnego okresu próbnego. 

Wdrożenie to wielopoziomowe działanie. Przydatny model do jego zrozumienia przedstawiony jest w kolejnej części artykułu. 

Model 4C, czyli jak zadbać o wszystko

Amerykańska naukowczyni badająca proces onboardingu i socjalizacji nowych pracowników – Talya N. Bauer – opracowała model pozwalający spojrzeć na wdrożenie jako na proces przebiegający idealne na 4 poziomach. Są nimi: 

• Poziom 1 – Compliance (zgodność i procedury) – wymagane przez prawo szkolenia i instruktaże, których przeprowadzenie jest niezbędne do tego, aby pracownik rozpoczął pracę na swoim stanowisku. W wielu kancelariach – zwłaszcza tych niewielkich – często na tym poziomie kończy się wdrożenie. 
• Poziom 2 – Clarification (obowiązki i oczekiwania) – na tym poziomie doprecyzowuje się obustronne ustalenia. Pracodawca upewnia się, czy nowy pracownik właściwie rozumie swoje nowe obowiązki i cele, jakie są mu wyznaczone. Pracownik lepiej osadza się w swojej roli. 
• Poziom 3 – Culture (kultura firmy) – nowy członek zespołu zostaje wprowadzony w formalne i nieformalne normy w środowisku pracy. Dowiaduje się, w jaki sposób się komunikować, jak zachowywać, co jest dobrze widziane, a co nie. 
• Poziom 4 – Connection (więzi) – istotą tego poziomu jest to, aby nowa osoba poczuła się w pełni częścią grupy – zintegrowała się z pozostałymi pracownikami. 

Patrząc na wdrożenie przez pryzmat 4C, trzeba wiedzieć, że ograniczenie się do pewnych poziomów – np. tylko do 1 i 2 – nie oznacza, że pracownicy nie adaptują się do poziomu 3 i 4. Robią to, ale w inny sposób – dowiadując się od innych współpracowników, w jaki sposób się zachowywać, jak firma funkcjonuje itp. Jest to tak zwany onboarding pasywny – czyli kiedy np. dowiadujemy się od koleżanki z pokoju, że do szefa lepiej nie odzywać się przed poranną kawą. 

W branży prawnej niestety osiągnięcie pełnego, aktywnie kształtowanego „4C” wciąż bywa rzadkością.

Będąc pracodawcą, zdecydowanie lepiej jest świadomie budować wdrożenie. Warto też inspirować się dobrymi praktykami, które wykraczają poza powszechnie obowiązujące podstawy. Najwięcej tego typu inspiracji dostarcza branża IT, w której nadal – nawet mimo widocznego kryzysu – mocno zabiega się o pracownika.

Jednym z ciekawych rozwiązań pomysłów jest Welcome Book, czasem zwany też Handbookiem, Playbookiem lub Culture Bookiem. Jest to materiał, w którym można znaleźć wszystkie najważniejsze informacje wprowadzające pracownika w nieznany dotąd świat nowego miejsca pracy. Taka publikacja może być obszernym e-bookiem, wyczerpującym wszystkie istotne tematy; może też mieć formę krótkiej broszury z odnośnikami do zewnętrznych źródeł wiedzy. Welcome Book nowa osoba może otrzymać na kilka dni przed startem pracy. Z opcji tej kancelarie wciąż nieczęsto korzystają, a szkoda – znacznie upraszcza ona wdrożenie. 

Coraz większą popularność zdobywa onboarding w formie grywalizacji. Przyczyniła się do tego popularność współpracy zdalnej, choć gry mogą mieć też offline’ową formę – być inspirowane takimi klasykami jak Monopoly, czy stanowić firmowe odmiany gier miejskich. Zaangażowanie nowych pracowników w grę sprzyja nauce. Dzieje się to często mimochodem, podczas zabawy, a dodatkowo ma walor integracyjny. Gry onboardingowe bywają stosowane nawet w firmach o dość tradycyjnym wizerunku jak PKP. W kancelariach jest to wciąż rzadkość. 

Bądź reżyserem, a nie statystą – zaplanuj wdrożenie w swojej kancelarii 

Podobno nawet 91 proc. pracowników, którzy uczestniczyli w dobrze przygotowanym onboardingu, pozostaje w firmie po okresie próbnym. Trudno jednoznacznie zweryfikować ten wynik, ale można wierzyć, że osoby, które angażuje się w poznanie nowej firmy, będą chciały dać jej szansę i spożytkować otrzymaną podczas wdrożenia wiedzę. 

Nie liczba przedłużonych umów, a raczej dobre dopasowanie pracowników do stanowisk pracy będzie świadczyło o tym, że sprawy w twojej kancelarii poszły w dobrym kierunku. Wdrożenie to świetna okazja do sprawdzenia, czy decyzja podjęta podczas rekrutacji była po obu stronach słuszna. Może się zdarzyć, że głębsze poznanie miejsca pracy i profilu pracownika doprowadzi do wniosku, że lepiej się będzie rozstać – i to też jest OK. Temu w końcu służy okres próbny.  

Wiele mniejszych firm, do jakich często zaliczają się firmy z branży prawnej, stosuje onboarding pasywny, skupiający się głównie na procedurach i zadaniach. Kwestia kultury i relacji w firmie często bywa pomijana – albo uzupełniana na spotkaniu przy piwie po godzinach. A przecież to właśnie te czynniki często decydują o tym, czy w danym miejscu pracuje się nam dobrze i czy chcemy związać się z nim w dłuższej perspektywie. Jeśli więc chcesz przyczynić się do tego, by onboarding w twojej kancelarii był skuteczny – stwórz jego mocny scenariusz, sięgając po rozwiązania wykraczające poza „klasykę gatunku”. Wtedy akcja ma szansę rozwijać się pozytywnie dla wszystkich jej bohaterów.

Oferty pracy z

Artykuł powstał we współpracy z Tomczak | Stanisławski - Marketing