fbpx

Po 9 latach pracy zdalnej wiem jedno…

Jest trudniej niż myślisz!

W pierwszy dzień pracy zdalnej odpaliłem popularny serial Teoria wielkiego podrywu i obejrzałem pół sezonu. Drugiego dnia dokończyłem, a następnego obejrzałem kolejne odcinki. Tak wyglądały moje początki pracy zdalnej, a zaczynałem w 2011 roku. Też zauważyliście, że nie powiedziałem ani słowa o tym, jakie zadania zrealizowałem w te dni? To poradnik dla tych, którzy tak jak ja, źle zaczęli swoją pracę z domu.

Gdy dostałem się na staż, cieszyło mnie to, że nie będę musiał przeprowadzać się, zamieszkać w zatłoczonej Warszawie, z dala od przyjaciół i rodziny. Tydzień później byłem bliski rezygnacji, bo nie potrafiłem… pracować w nowym modelu. Ciągle rozpraszała mnie muzyka, powiadomienia na komunikatorach czy rozmowy z domownikami. Gdy zacząłem szukać pomocy w internecie, natrafiłem na jedną poradę, którą stosuję do dziś. Ale o niej za chwilę.

Zacznijmy od podstaw

Jak przygotować się do pracy zdalnej? Opracowałem dla Ciebie poradnik, który sam chciałbym przeczytać dziewięć lat temu. To co widzisz w tym tekście, to moja wiedza, którą przekazuję swoim współpracownikom, a dziś postanowiłem podzielić się nią także z czytelnikami Rocket Space. Zacznijmy!

Standardem będzie porządek – jeśli masz biurko, to usuń z niego wszystko, co zbędne. Na moim biurku znajduje się tylko monitor, klawiatura i myszka. Po prawej mam zestaw pustych karteczek, na których leży długopis, a po lewej szklanka z wodą na podstawce. Tyle i aż tyle. Jeśli potrzebujesz skupienia, to załóż słuchawki i puść swoją playlistę, o połowę ciszej, niż zwykle. Osiem godzin to sporo czasu, dlatego polecam utworzyć kilka list albo korzystać z aplikacji jak coffitivity.com – znajdziecie na niej odgłosy cichych rozmów, imitujących gwar biurowy.

Skoro podstawy mamy za sobą, lecimy z trudniejszymi tematami.

Co jest najważniejsze w pracy zdalnej?

Najważniejszy w pracy zdalnej jest… czas. Nie aplikacje todo, nie systemy do pracy nad projektami, a czas. Dziś bez problemu potrafię ocenić, ile zajmie mi realizacja danego zadania, ale wcześniej miałem z tym kłopot. Dlatego polecam Tobie rezerwować na dane zadanie więcej niż przypuszczałeś. Jeśli po przeczytaniu treści zadania od przełożonego pomyślałeś: Spokojnie w 30 minut dam radę, zarezerwuj 45 minut. Ale nie po to, żeby 15 minut balować, ale żeby poczuć komfort psychiczny.

Bo najgorsze, co może Cię spotkać w pracy zdalnej, to właśnie presja czasu. Lista zadań, do której ciągle dopisujesz kolejne taski nie powinna Ci spędzać snu z powiek. Zdrowe podejście to trzymanie się kilku zasad:,

  1. Traktuj listę zadań jak listę, którą możesz dowolnie podzielić. Nie myśl o tym, że musisz wszystkie zadania zrealizować dziś, nie zaprzątaj sobie tym głowy. Rób swoje, zadanie po zadaniu.
  2. Na liście zadań zarezerwuj czas na przerwę – najlepiej o konkretnych godzinach. Jeśli pracujesz zdalnie pierwszy raz, to polecam robić je o pełnych godzinach. O 10, 11, 12, 13, 14, 15 i 16 zrób sobie pięć minut przerwy. Od komputera. Zaparz herbatę, zalej kawę, a najlepiej przewietrz się, choćby na balkonie.
  3. Podejdź do listy zadań rozważnie. Najtrudniejsze czy największe zadania realizuj z samego rana. Nawet, gdy kleją Ci się jeszcze oczy, bo dopiero co wstałeś.
  4. Na koniec dnia, zaplanuj, co będziesz robić jutro. Wpisz tylko taski, o których wiesz, czyli zazwyczaj te, których nie udało Ci się dziś zrealizować.
  5. Zawsze dbaj o to, by lista zadań była możliwie przejrzysta. Jeśli wykreśliłeś dwa zadania i dopisałeś jedno, odwróć kartkę i wypisz zadania jeszcze raz. Chaos na kartce, to chaos w głowie.

Każde “wolne” 15 minut potraktuj jako zapas. Czyli, jeśli zadaniem było napisanie tekstu dla klienta, poświęć je na przeczytanie na głos tekstu i wyłapanie literówek. Jeśli zadaniem było przygotowanie raportu, także go sprawdź. A jeśli zadanie poszło po prostu szybciej niż planowałeś i nie masz potrzeby poprawienia go, przejdź do kolejnego. Zapas pozwoli Ci lepiej je zrealizować.

Przejrzysta lista todo

Wracam do wspomnianej wcześniej złotej zasady, którą przeczytałem na jakimś blogu i której trzymam się dziewięć lat. Mimo aplikacji jak Todo czy Asana, mimo mnóstwa możliwości tych programów, z których chętnie korzystam – obok monitora zawsze mam karteczki (wydarte z jednej strony A4, podzielonej na cztery części). I to tam przede wszystkim zapisuje swoje zadania.

Biała kartka – dla mnie – działa lepiej niż kolorowe bloczki, które przesuwasz z listy “todo” na “in progress” i wreszcie na “done”. Przy każdy zadaniu zamieszczam kółko, które uzupełniam w trakcie realizacji. Jeśli dopiero zabrałem się za zadanie X, rysuję kreskę przecinającą okrąg. Gdy chcę chwilę odetchnąć, zastanowić się nad dalszą realizacją zadania X, rysuję kolejną kreskę, przecinającą poprzednią. Dzięki temu okrąg zostaje podzielony na cztery części.

Kolejny etap realizacji zaznaczam malowaniem jednej z części kółka – najczęściej jest to prawa górna część. Następne zamalowuje w trakcie realizacji, a ostatnią zostawiam, by sprawdzić, czy rzeczywiście wszystkie elementy danego zadania zostały spełnione. Gdy wysyłam klientowi raport, długiego mejla czy publikuję artykuł, zamalowuje ostatnią część okręgu. Przykład takiej listy – nie napisanej na potrzeby tego artykułu – znajdziecie poniżej.

Praca zdalna – co gdy nagle przeszedłeś na ten tryb

To trudna sytuacja, szczególnie, jeśli nigdy nie pracowałeś z domu. W moim przekonaniu, najważniejszą rolę pełni w niej lider, który powinien zadbać o to, żebyś jak najmniej odczuł zmianę. Dlatego postaraj się realizować codzienne zadania tak jakbyś pracował w biurze. Jestem przekonany, że zarówno Twój lider, jak i jego przełożony, wiedzą, że możesz realizować zadania wolniej niż zwykle. Zgłaszaj też jemu wszystkie problemy, które napotkałeś w ciągu dnia.

Ważna kwestia: nie pracuj sam. Komunikuj się ze współpracownikami, nie tylko na stand upie. Dopytaj o coś, tylko po to, by poczuć, że pracujesz z kimś nad projektem. Możesz pomyśleć, że to niepotrzebne, ale z biegiem czasu zrozumiesz, że praca zdalna to praca samotnika. Wiele razy będziesz czuć rezygnację, której – życzę Ci tego – wcześniej nie doświadczyłeś. A nawet jeśli, to koledzy i koleżanki z pokoju pomogli rozwiązać problem a na pewno pomogli wyluzować się, by choć na chwilę zapomnieć o nim.

Ustal godziny pracy. Tak, przechodząc na tryb zdalny potrzebujesz większej samokontroli. Pracujesz od 9 do 17? Ustaw przypomnienie w telefonie, żebyś punkt 17 odszedł od komputera. Ja załatwiam to tak, że o 17 jadę do sklepu, piekarni, gdziekolwiek. O 16:50 dostaję powiadomienie i szykuję się do wyjścia. Jeszcze przed wyjazdem sprawdzam, czy nikt nie potrzebuje ode mnie czegoś “na już” i zamykam komunikator. Biorę kluczę i jadę do sklepu. A proces powrotu z zakupami traktuję jak powrót z biura do domu. Do domu pracy nie zabieram, więc staram się być z dala od komputera.

To chyba tyle. Nie wiem, jakie ma plany firma, w której pracujesz i czy zostawi Tobie możliwość pracy zdalnej, ale polecam wykorzystać ten moment właśnie na naukę pracy z domu. To najlepsze ćwiczenie samoorganizacji. Mam nadzieję, że szybko docenisz ten tryb, a jeśli wrócisz do biura, naukę przeniesiesz na pracę w siedzibie firmy!

 

 

Autorem tekstu jest Adam Łopusiewicz, który zaczynał od pracy zdalnej i trzyma się jej od blisko dziewięciu lat. Pierwsze szlaki na stanowisku redaktora przetarł w redakcji MamStartup, gdzie przeszedł ścieżkę od stażysty do redaktora prowadzącego. W 2018 roku został redaktorem naczelnym portalu JustGeek.it. Po godzinach prowadzi konsultacje wspierające rozwój firmowych blogów, a po po godzinach – buduje z żoną dom.

Źródło ilustracji: canva.com