Praca zdalna w Kodeksie pracy. Jakie zmiany w 2023 roku?
praca zdalna - zmiany w kodeksie pracy 2023
fot. Shutterstock.com / Sharomka

Kontrola trzeźwości i zwroty za Internet – jakie czekają nas zmiany w pracy zdalnej?

W ciągu ostatnich dwóch lat praca zdalna na stałe zadomowiła się jako część naszej codzienności. Wiele osób nie wyobraża sobie na dłuższą metę powrotu do biur. Niemniej, dotychczas to rozwiązanie nie było do końca uregulowane prawnie i szczegóły zależały od ustaleń z pracodawcą. Obecnie, w związku z nowelizacją, dotyczącą warunków wykonywania pracy w trybie zdalnym, która opuściła Sejm z dniem 1 grudnia 2022 roku, być może będziemy zmuszeni do ponownego przewartościowania swoich wartości. Zmiany w Kodeksie pracy mogą znacząco wpłynąć na znany nam dotychczas tryb wykonywania obowiązków w zaciszu przytulnego mieszkania.

Luksus porzucenia konieczności godzinnego wystawiania w porannych korkach wiąże się również z pewnymi niedogodnościami. Dotyczy to zarówno pracowników, jak i pracodawców. Zatrudnieni muszą zmagać się ze stale rosnącymi kosztami eksploatacyjnymi przebywania we własnym domu praktycznie przez całą dobę. Przełożeni natomiast obawiają się, czy produktywność w firmach rzeczywiście utrzymywana jest na najwyższym możliwym poziomie. Na chwilę obecną trudno przewidzieć, czy zakładane zmiany w Kodeksie pracy wpłyną bezpośrednio na częstotliwość przyznawania pracownikom możliwości pracy zdalnej. Kwestią budzącą wątpliwości są też warunki utrzymywania statusu pracy hybrydowej. Sytuacja nie jest jednak ostatecznie przesądzona. Chociaż rząd planuje wprowadzenie nowelizacji w życie już z początkiem marca 2023 roku, regulacja w obecnej formie będzie jeszcze procedowana w Senacie. Z tego względu, niektóre szczegóły i niuanse mogą się jeszcze zmienić. Po zatwierdzeniu ostatecznego tekstu przez Prezydenta, pozostanie okres dwóch miesięcy Vacatio Legis na przygotowanie się do nowej rzeczywistości.

Praca zdalna w Kodeksie pracy w 2023 roku. Jakie czekają nas zmiany?

Najwięcej kontrowersji wśród pracowników wzbudza planowane wprowadzenie możliwości kontroli miejsca pracy przy trybie zdalnym. Patrzenie na ręce ze strony przełożonego nigdy nie jest przyjemne. Jednakże, targnięcie do domowego zacisza przez pracodawcę pozostaje tabu, którego większość z nas wolałaby nie naruszać. Niestety, w niektórych przypadkach przeprowadzenie kontroli może być konieczne, na przykład, aby sprawdzić procedury związane z przechowywaniem wrażliwych danych. Nowe przepisy określają, że czynności kontrolne powinny być jak najmniej inwazyjne, nie nachodząc na prywatność, ani nie zaburzając trybu życia domowników. Zadanie to może być w wielu sytuacjach trudne do wykonania. Zapewne wypracowanie satysfakcjonującej formuły dla takich czynności będzie trwać długo po tym, jak wejdą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Być może będą konieczne kolejne uregulowania prawne w formie rozporządzeń.

Kontrola trzeźwości

Zdecydowanej większości zatrudnionych pewnie nawet nie przyszłoby na myśl sięgnąć po alkohol w pracy, nawet zdalnej. Niewątpliwie zatem zapis o prewencyjnej kontroli trzeźwości, w tym przeprowadzanej u pracownika w domu, może wprawiać w niemałe osłupienie. Na szczęście, ta wizja nie wygląda tak inwazyjnie, jak mogłoby to się wydawać. Pracodawca będzie mógł zażądać takowej kontroli tylko w uzasadnionych przypadkach. Konkretnie wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia zatrudnionych, osób postronnych lub do zabezpieczenia mienia. Co więcej, dopuszczalne metody nie mogą zawierać badań laboratoryjnych! Prawdopodobnie, w rzadkich sytuacjach, kiedy takie kontrole miałyby miejsce podczas home office, polegałyby one na samodzielnym wykonaniu badania przy pomocy alkomatu dostarczonego uprzednio przez zakład pracy. Analogiczne testy będzie można również wykonywać celem sprawdzenia obecności innych używek działających podobnie do alkoholu. Jest to logiczna konsekwencja, ponieważ ich stosowanie mogłoby zaburzyć trzeźwy osąd ze strony pracownika.

Zmiany w kodeksie pracy dotyczące zwrotu kosztów i sprzętu

Dotychczas, kwestie wykorzystywanego w pracy sprzętu i finansowania kosztów pracy zdalnej zależały głównie od poszczególnych konsensusów pomiędzy pracodawcami i pracownikami. Nowe przepisy zamierzają przedefiniować te zależności i oprzeć je o konkretne ramy prawne.

Dostarczanie niezbędnych narzędzi pracy

Już obecnie, duża część pracowników zdalnych otrzymuje wyspecjalizowany sprzęt firmowy. Znacząca liczba jest jednak zobligowana do korzystania ze swoich prywatnych zasobów, np. własnego komputera podłączonego do systemów przedsiębiorstwa. Według obecnej wykładni, korzystanie z takich urządzeń nie wymaga dodatkowej rekompensaty ze strony pracodawcy. Dzieje się tak pomimo ponoszenia kosztów konserwacji i zużycia sprzętu. Planowane zmiany w Kodeksie pracy wprowadzą obowiązek zapewnienia adekwatnego wyposażenia oraz jego montażu przez zatrudniającego. Dotyczy to całości sprzętów potrzebnych do wykonywania obowiązków służbowych, więc nawet jeśli dostaliśmy służbowy komputer, będzie to dobry moment, żeby upomnieć się o myszkę, słuchawki czy dodatkowy monitor. Oczywiście, jeśli te środki są potrzebne do wykonywania pracy. W przypadku, jeśli firma nie będzie w stanie zapewnić tych warunków, pracownik powinien otrzymać opłatę ryczałtową za użyczenie własnego mienia.

Ryczałt za energię elektryczną i dostęp do Internetu

Kolejną kwestią, która budzi niemałe zainteresowanie, jest proponowany mechanizm zwracania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych wymaganych do pracy zdalnej. Ze względu na trudności z ustaleniem dokładnego zużycia oraz stawek, kwota rekompensaty będzie ustalana szacunkowo dla każdego zakładu. W jej wyznaczaniu powinna wziąć udział reprezentacja pracowników w formie związku zawodowego lub wybranych delegatów. Co ciekawe, przewidziane ryczałty nie będą przychodem w rozumieniu prawa podatkowego, dlatego nie będzie trzeba odprowadzać od nich PIT-u. Oczywiście, po wejściu ustawy w życie, najlepiej będzie sprawdzić najnowsze opinie prawne przed podjęciem jakichkolwiek kroków. Jest to absolutnie niezbędne, ponieważ treść dokumentu bądź jego interpretacja mogą się jeszcze znacząco zmienić.

Kto i jak może wdrożyć w życie zmiany w Kodeksie pracy?

Warto zaznaczyć, że wszelkie zmiany w Kodeksie pracy stosują się wyłącznie do osób opierających się na umowie o pracę. Pracownicy wykonujący swoje obowiązki na podstawie umowy cywilnoprawnej (zlecenie) w dalszym ciągu będą bazowali na wewnętrznych ustaleniach, przyjętych z przełożonym.

Wnioski o wykonywanie pracy zdalnej

Według tego systemu, możliwość wykonywania pracy zdalnej regulują wnioski, składane indywidualnie przez każdego pracownika. Ze względu na brak jednoznacznie określonej formy wniosku, nie trzeba używać w tym celu konkretnego szablonu dokumentu. Należy jednak pamiętać o zawarciu w nim zestawu kluczowych informacji, takich jak:

  • Dane pracownika,
  • Dane firmy,
  • Informacja, że wyrażamy chęć złożenia wniosku
  • Powołanie się na art. 67 [19] par. 2 k.p.

Niestety, to od przełożonych zależy decyzja o ich pozytywnym lub negatywnym rozpatrzeniu. Co więcej, sytuacja działa analogicznie również w drugą stronę. Pracodawca, chcąc, żeby zatrudnione osoby przeszły w tryb pracy zdalnej, powinien wystosować w ich kierunku odpowiedni wniosek. Niemniej jednak, w przypadkach wyjątkowych podjęcie się pracy z domu może zostać wystosowane także jako służbowe polecenie. Dotyczy to przede wszystkim takich incydentów jak stan nadzwyczajny (np. klęska żywiołowa), zagrożenie epidemiczne, epidemia, okres trzech miesięcy po ich odwołaniu lub też działanie siły wyższej, uniemożliwiającej zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków w firmie.

Wyjątki od reguły

Jakkolwiek pozytywne rozpatrzenie wniosku zależy od decyzji zarządu, nowelizacja uwzględniła również grupę osób objętych wyjątkowymi prawami. Dane jednostki będą mogły ubiegać się o wykonywanie pracy zdalnej praktycznie bez możliwości odrzucenia ich wniosku. Specjalną restrykcją zostaną objęci rodzice dzieci do lat 4, kobiety w ciąży oraz osoby zajmujące się niepełnosprawnym domownikiem. Jednakże, nawet od tej zasady są pewne uchylenia. Jeżeli ze względu na organizację pracy lub rodzaj zadań wykonywanych przez podwładnego, taki typ pracy nie byłby możliwy do zrealizowania, przełożony w dalszym ciągu może wydać decyzję odmowną.

Szczegółowe zasady pracy zdalnej

Szczegółowe zasady dotyczące wykonywania pracy zdalnej będą ustalane poprzez porozumienie pomiędzy przełożonym, a związkiem zawodowym. Natomiast, jeżeli w firmie nie działają związki zawodowe, pozostanie to w gestii pracodawcy. Ustalałby on szczegóły poprzez zawarcie ich w regulaminie firmy. Oczywiście po uprzedniej konsultacji z wyłonionymi przez zespół reprezentantami pracowników. Podobnie zresztą w przypadku porozumienia ze związkiem zawodowym. Jeżeli zaprezentowane przez niego w toku negocjacji rozwiązania zostaną odrzucone, przyjmować się będzie standard narzucony przez firmę.

Chociaż w założeniu, zmiany w Kodeksie pracy mają pomóc w sformalizowaniu i unormowaniu pracy zdalnej, dalej można mieć wiele zastrzeżeń. Szczególne kontrowersje budzi pewna uznaniowość wytyczania rozwiązań ze strony pracodawcy, jako iż to on ma ostatnie słowo w kwestii wysokości rekompensat. W takiej sytuacji przyszłość zdalnego trybu pracy zależy w pierwszej kolejności od dobrej woli przedsiębiorstw. Dodatkowo, z biegiem czasu zostaną ustanowione pewne mechanizmy kontroli ze strony instytucji państwowych, takich jak PIP. Nie należy zatem popadać w pesymizm i dekadencję, lecz zachować jasność spojrzenia na sprawę i obserwować, jak sprawy potoczą się dalej.


Źródło zdjęcia głównego: Shutterstock.com / Sharomka