Co najbardziej denerwuje księgowych w pracy i jak temu zaradzić?

Co najbardziej denerwuje księgowych w pracy i jak temu zaradzić? fot. Voyagerix / Shutterstock.com

Dział księgowości jest jednym z najważniejszych sektorów w każdym większym przedsiębiorstwie. Odpowiada za prowadzenie ewidencji finansowej, rozliczenia podatkowe oraz wiele innych zadań, które bezpośrednio wpływają na stabilność budżetu firmy. Jednocześnie, jak każdy inny zespół w biznesie, ma swoje irytujące wyzwania. W tym artykule postaramy się przyjrzeć bliżej temu problemowi, wskazując na najczęstsze przyczyny niezadowolenia ludzi związanych z księgowością. To informacje szczególnie cenne dla osób marzących o karierze we wspomnianej branży.

W każdym dużym przedsiębiorstwie dział księgowości funkcjonuje w ramach rozbudowanej struktury. Zajmuje się w końcu szeregiem istotnych czynności, niezbędnych do legalnej i skutecznej działalności firmy na rynku. Profesjonalna księgowość odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu finansami oraz kontroli zgodności dokumentów z przepisami prawnymi. Niestety wraz z rozwojem, czyli zwiększaniem zysków, wzrastają wymagania między innymi w zakresie raportowania. Skomplikowany już wcześniej dział księgowości staje się jeszcze bardziej złożony. Nadchodzi frustracja i wszechobecne niezadowolenie – ogromny problem dla gigantów biznesu, jak również samych pracowników.

Czym zajmuje się dział księgowości w dużym przedsiębiorstwie?

Wszystkie duże firmy prowadzą własny dział księgowości. Czym się zajmuje taka jednostka? Podejmuje ona kroki niezbędne do efektywnego zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Mówiąc ściślej, monitoruje i kontroluje transakcje. O budżet w głównej mierze dba właśnie dział księgowości. Obowiązki jego członków to między innymi:

  • prowadzenie ksiąg rachunkowych – rejestracja i klasyfikacja operacji gospodarczych oraz salda rachunków,
  • opracowywanie sprawozdań finansowych – sporządzanie bilansu, rachunku zysków i strat, a także raportów finansowych,
  • rozliczanie podatków – monitorowanie i przestrzeganie przepisów podatkowych, przygotowanie deklaracji podatkowych lub rozliczeń z organami podatkowymi,
  • zarządzanie płatnościami – kontrola oraz koordynacja płatności wewnętrznych i zewnętrznych, w tym wypłat wynagrodzeń pracowników,
  • kontrola kosztów – monitorowanie i analizowanie wydatków firmy w celu optymalizacji budżetu,
  • audyt wewnętrzny – przeprowadzanie kontroli i analizy procesów finansowych w celu zapewnienia ich efektywności, a także zgodności z procedurami firmy oraz przepisami prawa.

Specyfika pracy działów księgowości w dużych przedsiębiorstwach polega na tym, że są one zazwyczaj podzielone na kilka sekcji wyspecjalizowanych w różnych dziedzinach. Przykładowo, jeden zespół pracuje nad rachunkowością, drugi nad uiszczanymi podatkami, a trzeci – dokonywanymi płatnościami. Takie rozwiązanie pozwala na szczegółowe zarządzanie finansami firmy. Zapewnia też zdecydowanie lepsze wykorzystanie umiejętności charakterystycznych dla różnych osób.

Największe wyzwania dla działów księgowości dużych przedsiębiorstw

Z racji skomplikowanej struktury, którą charakteryzują się duże przedsiębiorstwa, dział księgowości bywa narażony na wiele czynników wywołujących frustrację, takich jak:

  • skomplikowane przepisy podatkowe i rachunkowe – w przedsiębiorstwach obecnych na światowych rynkach trzeba mieć dokładną wiedzę na temat regulacji podatkowych,
  • trudności w komunikacji z innymi działami – zespół odpowiedzialny za księgowość w firmie często musi współpracować z innymi działami, takimi jak sprzedaż, marketing czy HR. Nierzadko dochodzi do wewnętrznych tarć i konfliktów ze względu na odmienne sposoby komunikacji,
  • natłok pracy – wśród liderów poszczególnych branż oczekuje się realizacji wielu zadań równocześnie, co prowadzi do przeciążenia,
  • niewłaściwe narzędzia – zdarza się, że nawet firmy o ugruntowanej pozycji na rynku używają przestarzałych systemów informatycznych, utrudniających szybkie wykonywanie powierzonych czynności,
  • presja na osiąganie wyznaczonych celów – presja czasu i ciśnienie związane z koniecznością sprostania oczekiwaniom pracodawcy wywołuje stres i napięcie w zespole,
  • brak uznania – dział księgowości często pracuje w tle, a inni tego nie doceniają. Nic dziwnego, że później uwidacznia się frustracja u specjalistów ds. rachunkowości,
  • problem rekrutacji pracowników – niestety, na rynku pracy brakuje odpowiednio wykwalifikowanych ludzi, co utrudnia rekrutację i zatrzymanie pracowników w firmie.

Jak duże przedsiębiorstwa w Polsce i na świecie próbują zaradzić problemom działów księgowości?

W dzisiejszych czasach wiele dużych przedsiębiorstw boryka się z kłopotami w działach księgowości. Nieustanny natłok obowiązków, brak rąk do pracy, problemy z nadążaniem za przepisami prawnymi – to tylko kilka przykładów wyzwań, które stoją przed firmami. Czy istnieją jednak sposoby na zaradzenie tym komplikacjom?

Obecnie duże przedsiębiorstwa w Polsce i na świecie wdrażają nowoczesne technologie. Decydują się szkolić ludzi z obsługi popularnych narzędzi umożliwiających między innymi księgowość online. Pozwala ona szybciej wykonywać żmudne, powtarzalne zadania oraz na bieżąco kontrolować stan budżetu przy jednoczesnym unikaniu błędów w prowadzeniu dokumentacji. Dzięki temu realna staje się pełna kontrola nad finansami bez konieczności nakładania dodatkowych obowiązków na pracowników – i tak mają ich dużo.

Popularnością cieszą się specjalistyczne programy do księgowości przeznaczone do automatyzacji procesów przetwarzania danych. Wprowadzanie danych do systemu i generowanie raportów na ich podstawie trwa zdecydowanie krócej, a ponadto trudno o tragiczne w skutkach błędy. Wspomniane aplikacje ułatwiają prowadzenie analiz finansowych oraz monitorowanie płatności, szczególnie gdy firma przeprowadza liczne transakcje.

Korzyści z zastosowania nowych technologii w księgowości są związane nie tylko z poprawą efektywności pracy, lecz także z oszczędnościami. Przedsiębiorstwa, które skutecznie wdrażają księgowość online czy programy do księgowości, ograniczają koszty, dzięki czemu optymalizują wydatki. Oprócz tego gwarantują swoim pracownikom wygodniejsze warunki do pełnienia obowiązków zawodowych i tym samym rozwijania kariery.

Przykłady firm, które skutecznie radzą sobie z problemami w dziale księgowości

Księgowość w przedsiębiorstwie stanowi jeden z najważniejszych działów. To właśnie dzięki niemu firmy mają wgląd w swoje finanse i mogą podejmować świadome decyzje biznesowe. Jednakże, jak w każdej dziedzinie, pojawiające się problemy są w stanie zagrozić stabilności finansowej przedsiębiorstwa.

Case study Business Lease

Poniżej znajduje się krótki opis case study Business Lease – przedsiębiorstwa, które skutecznie radzi sobie z trudnościami w dziale księgowości. Case study opracowała firma Ricoh wspierająca takie jednostki.

Holenderska firma Business Lease powstała w 1989 roku. Specjalizuje się w leasingu operacyjnym, wynajmie krótkoterminowym oraz zarządzaniu flotą samochodową. W ciągu lat firma rozszerzyła swoją działalność na rynki międzynarodowe, w tym Polskę, gdzie działa od 2001 roku i posiada trzy lokalizacje. Wraz z rozwojem firmy pracownicy zaczęli poświęcać zbyt wiele czasu na ręczne wprowadzanie danych z faktur. Prowadziło to do powtarzających się błędów, takich jak duplikaty faktur lub błędne dane. Fizyczne archiwum firmy rosło w zawrotnym tempie, co utrudniało pracę, szczególnie podczas pracy zdalnej, gdzie dostęp do dokumentów był kluczowy. W związku z tym firma zdecydowała się na wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań, które usprawniły proces obsługi faktur i zapewniły łatwy, szybki dostęp do dokumentów online.

Do tej pory dużym problemem było dla nas czasochłonne i ręczne wprowadzanie danych z faktur. Zależało nam na odciążeniu osób odpowiedzialnych za to zadanie i zapewnienie im czasu na skupienie się na innych ważnych, z perspektywy firmy, działaniach. […] Zależało nam również na wyeliminowaniu sytuacji, w których faktura ginie lub ten sam dokument jest przekazany ponownie do płatności. Przy dużej skali działalności wyłapanie takich sytuacji jest trudne. Automatyzacja znacznie ułatwia to zadanie

– powiedział Karol Margas, Process Analyst Business Lease.

Case study PESA S.A.

Warto przytoczyć jeszcze jeden przykład. Firma PESA S.A. to największy producent pojazdów szynowych w Polsce, specjalizujący się w modernizacjach, naprawach i przeglądach taboru. Zatrudnia kilka tysięcy pracowników w różnych lokalizacjach w Polsce, a jego celem jest dostarczanie produktów wysokiej jakości, które zadowalają klientów i użytkowników. Współpracuje z przodującymi ośrodkami naukowo-badawczymi, ale to ich wysoko wykwalifikowany i doświadczony zespół stanowi największą siłę. Z uwagi na skomplikowaną księgowość PESA S.A. skorzystała ze wsparcia firmy Digital Teammates, gdyż jeden z głównych celów stanowi dla niej automatyzacja księgowości.

W PESA zauważono, że część zespołu księgowego przejdzie na emeryturę w niedalekiej przyszłości, dlatego postanowiono zautomatyzować procesy, aby uniknąć kosztownego procesu rekrutacyjnego. Firma poszukiwała rozwiązania, które byłoby opłacalne, odciążające pracowników od zadań powtarzalnych oraz pozwalające bezbłędnie obsłużyć wszystkie wnioski. Ostatecznie zdecydowano się na zatrudnienie zespołu Digital Teammates. Dzięki temu udało się poradzić sobie ze zbliżającą się rotacją w zespole księgowym, a także ze żmudnym procesowaniem wyciągów, faktur i delegacji.

Jak zatem widać – nie każda sytuacja musi być przegrana na starcie. Należy tylko dokonać jej adekwatnej oceny, a następnie wyjść z konkretnymi rozwiązaniami problemu.

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.

Banner kierujący do e-booka:

Czytaj także

Komentarze

Subskrybuj
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Informacje zwrotne w tekście
Zobacz wszystkie komentarze