„Nie jest tak, że sobie siedzimy zamknięci w czterech ścianach, pijąc kawę” – główny księgowy opowiada, jak wygląda praca w finansach 

Księgowi tylko siedzą, piją kawę i z nikim nie gadają? Wbrew pozorom praca księgowego to umiejętność dostosowania się do dynamicznych warunków, szybkie reakcje, dużo cierpliwości i życzliwości do drugiego człowieka. O swojej ścieżce kariery opowiedział nam główny księgowy z biura rachunkowego, Kamil Kozłowski, dla którego finanse są prawdziwą pasją.

Praca głównego księgowego to cel wielu osób rozpoczynających swoją ścieżkę kariery w finansach. Jak wyglądają obowiązki na tym stanowisku i jakie cechy powinna mieć osoba, która chce zostać księgowym? Opowiedział nam o tym Kamil Kozłowski, główny księgowy, który na co dzień pracuje w biurze rachunkowym.

Jak wygląda praca głównego księgowego? Wywiad z Kamilem Kozłowskim z biura rachunkowego

Joanna Tracewicz: Pracujesz od kilku lat jako główny księgowy w biurze rachunkowym, w ciągu kilku lat od ukończenia studiów na kierunku finanse i rachunkowość przeszedłeś drogę od młodszego księgowego, przez księgowego, aż po osobę, która ma pod sobą zespół składający się z 10 osób. Jak udało ci się awansować i co ci w tym pomogło? 

Kamil Kozłowski: Od technikum pasjonowała mnie ta branża, czyli finanse i rachunkowość. Uważam że technikum oraz studia licencjackie dały mi dużo większa wiedzę niż magisterka. Mam dość negatywna opinię na temat naszego szkolnictwa wyższego. Niestety w większości przypadków jest to nauka samej teorii przez osoby, które nigdy nie widziały księgowości „na żywo”. Zajęcia z praktykami wyglądają zupełnie inaczej niż z teoretykami, niestety uczelnie z jakiegoś powodu nie inwestują w praktyków. 

Natomiast ja konsekwentnie zagłębiałem wiedzę i starałem uczyć więcej, niż było to wymagane.

I to dużo mi pomogło w dalszej karierze. Ponadto zawsze ciekawiło mnie prawo. Wydaje się, że finanse i rachunkowość oraz księgowość to tylko cyferki. Tak jest do pewnego stopnia. W dużym stopniu jednak jest to znajomość prawa, z którym te dziedziny są ściśle związane. Trzeba lubić śledzenie zmian, trzeba sporo czytać i potrafić interpretować kolejne przepisy, bo co i rusz pojawiają się nowe. Istotne jest to, by zdobytą wiedzę używać jak najczęściej w praktyce.

Mówisz o tym, że bardzo ważne jest szybkie przełożenie teorii na praktykę. A jak wygląda twoje doświadczenie, jeśli chodzi o szkolenia kursy? To dobra opcja, aby właśnie móc poznać praktyczne zastosowanie zdobytej wiedzy? 

Nie kończyłem żadnych dłuższych kursów i szkoleń. Wiele z nich to dużo teorii, a mało praktyki. Są jednak takie, które mają sens. Staram się zarówno sam jak i dla mojego zespołu wybierać szkolenia prowadzone przez praktyków, np. BDO, Akademie ADN czy LTCA. Jednak technikum to okres, który cenię sobie najbardziej i dał mi najwięcej – 4 lata nauki rachunkowości, od podstaw.

Jestem zdania, że nawet bezpłatny kilkumiesięczny staż w dobrej firmie da nam więcej niż roczny kurs z teorii.

Oczywiście pod warunkiem, że trafimy odpowiednie osoby, a nie takie, którym nie chce się nas uczyć i nie umieją przekazywać wiedzy. 

Finansiści i księgowi nie chcą się wspierać?

To się zmienia. Jednak niestety czasem wśród pracowników jest takie przekonanie, że lepiej komuś nie pomóc, bo jeszcze mnie zastąpi za kilka lat albo za chwilę wygryzie ze stanowiska. Szczególnie starsi księgowi mają takie obawy, że przyjdzie nowa osoba i będzie coś lepiej umiała, a to w konsekwencji skończy się dla nich utratą pracy. Czasem jednak takie oszczędne wprowadzenie ma swoje plusy. W poprzedniej pracy współpracowałem z główną księgową, która nie odpowiadała na nasze pytania, tylko rzucała artykułem z ustawy. Niby można się było na nią skarżyć, bo nie tłumaczyła tego wprost, ale z drugiej strony mówiła do ciebie, że dane zagadnienie jest w tym i w tym artykule. Jedyne, co mogłem zrobić, to wziąć ustawę czytać i analizować. Dużo mnie to nauczyło.

Na co trzeba być tak naprawdę gotowym, chcąc podążyć taką ścieżką zawodową?

Na pewno trzeba być gotowym na zmiany i ciągłą, codzienną naukę. Trzeba być bardzo cierpliwym i mieć świadomość tego, że nie poznamy wszystkiego. Nie będzie tak, że poznasz każdy podatek od A do Z i będziesz umiał odpowiedzieć na każde pytanie. Ale co kluczowe – trzeba wiedzieć, gdzie tych informacji szukać.

Księgowy(-a) musi być też osobą, która ma zdolności interpersonalne.

Niby to praca na cyfrach i z prawem, ale też praca z innymi ludźmi. A oni zadają pytania, potrzebują czegoś, nie rozumieją i chcą się czegoś dowiedzieć. To nie jest tak, że my sobie możemy siedzieć zamknięci w czterech ścianach, pijąc kawę i robiąc swoje.  

Na pewno ważne są też kompetencje cyfrowe. W końcu finanse to praca na różnych programach, które usprawniają pracę.

Czasem utrudniają, jak np. państwowe systemy (śmiech). Niestety, one mają to do siebie, że często padają serwery. W przyszłym roku czeka nas wejście KSeF-u, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Obawiam się, że to będzie dla nas katorga.

Bez kompetencji cyfrowych nie da się dziś pracować w finansach.

Musisz poznawać nowe programy, one też mają wprowadzane zmiany z uwagi na nowe przepisy, za którymi musisz nadążać. Funkcje są coraz bardziej skomplikowane, trzeba znać język programistyczny, aby dopisać sobie różne rozwiązania, które ułatwią ci pracę, albo prosić o pomoc dział IT, więc warto utrzymywać z nimi dobre relacje.

A jakie programy to taki absolutny must-have?

Myślę, że Symfonia jest taką podstawą. To jeden z najprostszych programów, który możemy dostosowywać pod swoje potrzeby. Jeśli się go nauczymy, nie powinniśmy mieć problemu, aby skorzystać z innych (np. Enova), bo one są do siebie podobne. Jeśli jesteśmy w miarę oblatani z technologią, to wystarczą nam 2 tygodnie, aby wdrożyć się w obsługę nowego programu. Nieco inaczej sprawa wygląda z SAP-em czy Optimą, które są bardziej skomplikowane i przez to wymagające.

Podkreślasz to, że księgowi cały czas muszą poszerzać swoją wiedzę, aby nadążyć za zmieniającą się rzeczywistością i jednocześnie niekoniecznie sam jesteś zadowolony z poziomu swoich studiów. Na co warto zwrócić przy wyborze uczelni?

Problem ze studiami w Polsce polega na tym, że uczą nas często teoretycy. Przychodzi profesor na wykład z rachunkowości i puszcza prezentację, z której każe studentom spisywać treść. Nie o to chodzi w rachunkowości, żeby nauczyć się na pamięć prezentacji, ale aby zrozumieć to, jakie będę wykonywał operacje przy użyciu programów itp. Jestem bardzo negatywnie nastawiony do dużych uczelni. Licencjat robiłem na małej uczelni i byłem zadowolony z tego względu, że uczyli nas praktycy. Kiedy na zajęcia z rachunkowości, przychodziła wykładowczyni, to ona była nie tylko doktorką, ale również główną księgową, mającą cały czas kontakt z praktyką. Z kolei studia magisterskie wyglądały gorzej, choć była jedna pani doktor, która robiła wówczas uprawnienia biegłego rewidenta, i studenci zabijali się, aby dostać się do niej na zajęcia. Ona po prostu wiedziała, o czym mówi.

Przy wyborze uczelni warto bardzo dużo przeczytać na jej temat.

A więc sprawdzić, kto należy do kadry, jaki jest program zajęć i ile czasu będziemy poświęcać na praktyczne zajęcia z ważnych tematów, czy mamy przewidziany czas na naukę programów. Dobrym pomysłem jest też zaczerpnięcie opinii od starszych studentów i absolwentów. 

A czy da się w ogóle dziś pracować w finansach bez wykształcenia kierunkowego?

Da się. Myślę, że rynek w tym aspekcie się zmienia i coraz częściej stawia się na doświadczenie, praktyczne umiejętności.

Tak naprawdę studia to dodatek – super, jeśli je masz, ale jeśli masz wiedzę i wyróżniasz się umiejętnościami, jesteś w stanie znaleźć pracę w tej branży.

Powiedziałeś, że praca księgowego to nie tylko liczby, ale też kontakt z drugim człowiekiem. Co powinno wyróżniać osobę, która chce się odnaleźć w branży finansowej?

Najważniejsza jest chęć do nauki i cierpliwość. Uleganie stresowi nie jest pomocne, trzeba mieć świadomość, że nie wszystko zawsze się uda i nie na każde pytanie będziemy znali odpowiedź. Ważne są również, o czym wspominałem, umiejętności interpersonalne. Pracuję w biurze rachunkowym i mój zespół obsługuje jedną dużą grupę spółek, które zajmują się produkcją reklam. Mam bardzo duży kontakt z klientami, ponieważ zajmujemy się outsourcingiem od płatności po księgowanie. W takiej pracy zdarza się dużo pytań np. o to, czy faktura dotarła, kiedy wyjdzie przelew czy możemy to przyspieszyć. Trzeba na spokojnie umieć wytłumaczyć drugiej osobie, że fakt, że za coś pieniądze nie wyszły, nie wynika z naszej złej woli, ale np. wystąpił jakiś błąd.

Praca księgowego czy księgowej dla zwykłego zjadacza chleba wydaje się pracą bezpieczną, nudną i mało dynamiczną pracą. A jak jest naprawdę?

Kilka lat temu byłem świadkiem sytuacji, kiedy jedna pani mówiła do drugiej, że ma nadzieję, że jej córka będzie pracowała w księgowości, bo oni tam tylko siedzą, piją kawę i tak naprawdę nic więcej nie robią (śmiech). Dzień w finansach potrafi wyglądać bardzo różnie – to zależy, czy pracujesz np. w biurze rachunkowym tak jak ja, czy pracujesz w jednej firmie. Pracując w jednej firmie, masz trochę większy spokój, bo księgowość jest wtedy podzielona na działy: zobowiązań, należności, księgi głównej. Każdy księgowy zajmuje się tylko swoją rzeczą i tak naprawdę masz święty spokój – robisz sobie cały czas to samo. Jednak jest to praca bardzo nużąca.

W biurze rachunkowym dzieje się z kolei sporo, bardzo często są różnego rodzaju problemy, które musimy wspólnie rozwiązywać, dzwonią i przychodzą do nas ludzie, którzy potrzebują pomocy i wsparcia. Na pewno nie jest nudno.

Jeżeli miałbym polecić coś młodym osobom, to jako pierwszą pracę poleciłbym biuro rachunkowe. Tam można poznać dużo typów operacji, a to jest bardzo cenne doświadczenie. Robiąc przez cały czas to samo, mało się możemy nauczyć.

Jak wygląda twój zwykły dzień pracy?

Dzień zaczynam zazwyczaj od sprawdzenia maili i rozdysponowania zadań dla zespołu. Na cześć maili odpowiadam osobiście. Następnie staram się przejrzeć prasę podatkową i wysłać ciekawe tematy zespołowi, tak żebyśmy mogli porozmawiać na temat podatków w trakcie wewnętrznego spotkania, następnie zaczynam sprawdzać zaksięgowane dokumenty. Zazwyczaj mam kilkanaście telefonów z różnymi pytaniami. Dodatkowo czasem jest do zrobienia raport dla CFO, czasem trzeba odpowiedzieć na pismo urzędowe i wysłać je do urzędu. Wszystko trochę zależy od dnia.

Warto mieć na uwadze, że to, jak będzie wyglądał nasz dzień, zależy od specyfiki firm, które obsługujemy.

Co daje ci największą satysfakcję w pracy?

Wychodzę z założenia że praca powinna być pasją, inaczej człowiek jest niezadowolony i zaczyna się wypalenie zawodowe. Podatki i rachunkowość to moja pasja. Lubię poznawać nowe przepisy, lubię szukać rozwiązań bieżących problemów. Bardzo lubię też pracę z ludźmi, zarówno z moim zespołem jak i pracownikami grupy, którą obsługujemy. Myślę, że najbardziej satysfakcjonują takie małe rzeczy. Np. gdy dowiadujesz się, że ktoś stwierdził że dobrze się z tobą pracuje, bo zamiast mówić „nie”, szukasz rozwiązań. Bardzo satysfakcjonujące jest dla mnie też to, jaki zespół udało mi się zbudować oraz gdy widzę, że ich naprawdę interesuje to, co robimy i starają się rozwijać w tym kierunku.

A co jest najtrudniejsze w twojej pracy?

W tym momencie najtrudniejsze są zmiany w podatkach, które tak naprawdę od czasu wybuchu pandemii są nie do ogarnięcia. Co miesiąc dowiadujemy się o czymś nowym, co za chwilę znowu przykrywa jakieś inne ogłoszenie, np. nowelizacja jakiejś świeżej ustawy. W połowie 2024 roku ma też ruszyć KSeF, czyli system, na który będziemy wysyłali wszystkie faktury. Żadnej z nich nie będzie można edytować, jeżeli w czymkolwiek się pomylisz, musisz wystawić korektę i znowu ją wysłać. Obawiam się, że państwowe serwery tego po prostu nie wytrzymają, wiemy co dzieje się co roku przy PIT-ach. W mojej firmie ruszyły już szkolenia z tego zakresu. 

Właśnie teraz obalasz ten mit o nudnej pracy księgowego (śmiech). W środowisku finansistów mówi się jednak o tym, że ich praca często dziejąca się gdzieś w cieniu innych działań, jest niedoceniana. 

Coś w tym jest. I myślę, że składa się na to parę powodów. Zawód jest otwarty, co oznacza, że tak naprawdę każda osoba z ulicy może otworzyć biuro i je „prowadzić”. Bardzo często taka osoba zatrudnia księgowych za niską pensję, uważając, że całą pracę za księgowego robi program, a on może konkurować ceną. Wystarczy przejrzeć grupy dla księgowych, żeby zobaczyć, że coraz więcej jest firm, które proponują swoje usługi za 100 zł miesięcznie.

A to prowadzi do drugiego punktu – księgowi są przepracowani.

Niestety prawda jest taka, że zazwyczaj w biurze rachunkowym księgowy ma za dużo firm. A właściciele nie do końca rozumieją, że każdy dokument musi być przeanalizowany i chcą wycisnąć jak najwięcej. Znam księgowych, którzy prowadzili ponad 50 działalności na uproszczonej księgowości…. Niestety na rynku zostało wielu właścicieli firm, którzy zatrzymali się w latach 90. I nadal uważają, że pracownik to tylko koszt. W małych firmach bardzo często zdarza się, że kierownictwo zapomina o budowaniu relacji z pracownikami.

Żałujesz czegoś w swojej karierze zawodowej? 

Nie, wydaje mi się, że poszedłem dobrą drogą. Nie było łatwo. Pracowałem bardzo długo w biurze rachunkowym, które miało klimat lat 90., miałem przełożoną, która nie tłumaczyła pewnych rzeczy wprost, ale dzięki mojej determinacji udało mi się dużo nauczyć. Myślę, że wiele osób, zwłaszcza z młodszego pokolenia Z, nie siedziałoby tyle w takim miejscu. Tu widać tę różnicę w podejściu do pracy „Zetek” i millenialsów. Natomiast dzięki temu, co robiłem wcześniej, jestem tu, gdzie jestem. A jestem zadowolony.

Kamil Kozłowski – Główny księgowy w AK Audyt Sp z o.o. Jestem głównym księgowym od 2022 roku, księgowością w praktyce zajmuje się od 2015 roku. Od technikum pasjonuje się księgowością i podatkami. W przyszłości chciałbym uzyskać uprawnienia doradcy podatkowego. Prywatnie lubię czytać książkami historyczne, szczególnie dotyczące okresu II wojny światowej.