Czym jest Plan Ciągłości Działania i dlaczego potrzebuje go każde przedsiębiorstwo?

fot. Shutterstock.com/Wongsakorn Napaeng

Plan Ciągłości Działania przedsiębiorstwa może wydawać się niepotrzebną fanaberią. Jak gaśnice przeciwpożarowe z aktualną datą ważności – przecież dotychczas w biurze nie było żadnego pożaru. I tu jest pies pogrzebany – lepiej zapobiegać niż leczyć. Rolą Planu Ciągłości Działania (ang. Business Continuity Plan) jest właśnie zapobiegnięcie potencjalnemu kryzysowi w firmie lub zminimalizowanie jego skutków. I chociaż mądry Polak po szkodzie, to lepiej jednak dążyć do całkowitego uniknięcia szkody.

Co zrobić, gdy wszystko wali się i pali? Siąść i płakać czy w chaotycznym rozgardiaszu próbować jakoś ratować sytuację? Z myślą o zapobieganiu takim incydentom wiele przedsiębiorstw decyduje się na przygotowanie specjalnego Planu Ciągłości Działania. Przewidzenie nieprzewidywalnych sytuacji bez pomocy kryształowej kuli nie jest prostym zadaniem. Efekty są tego jednak zdecydowanie warte!

Czym jest Plan Ciągłości Działania?

Plan Ciągłości Działania (ang. Business Continuity Plan) to nic innego jak dokument zawierający zbiór procedur, informacji i działań dla przedsiębiorstwa, dotyczących postępowania w sytuacjach kryzysowych. I nie chodzi tu koniecznie o pożar lub trzęsienie ziemi. W takich okolicznościach zalecana jest jednak w pierwszej kolejności ewakuacja. Aczkolwiek owszem, katastrofy naturalne również zaliczają się do zagrożeń, które mogą być w takim planie zawarte. Podobnie jak awarie techniczne, awarie budynku, kradzież lub utrata dokumentów lub sprzętu firmy, wycieki poufnych danych, ataki terrorystyczne, cyberataki, protesty społeczne lub pandemia. Ostatnie lata utwierdziły nas w przekonaniu, że naprawdę warto jednak spodziewać się niespodziewanego. Chociaż coraz więcej profesjonalnej działalności przenosi się obecnie do przestrzeni cyfrowej, to nie jest powód, żeby rezygnować z czujności. A wręcz przeciwnie. Jedną z kluczowych części składowych BCP jest właśnie Disaster Recovery Plan – opis procedur, jakie należy podjąć w razie awarii w obszarze IT.

Dobrze zaprojektowany Plan Ciągłości Działania powinien zawierać procedury zabezpieczające firmę na co najmniej czterech płaszczyznach: biznesowej, finansowej, dotyczącej interesariuszy oraz procesów wewnętrznych.

• Płaszczyzna biznesowa – wspieranie celów strategicznych firmy, ochrona i wzmacnianie reputacji. Zdarzają się nawet przypadki, że po wdrożeniu adekwatnych decyzji organizacja na potencjalnym “kryzysie” nawet zyskuje w oczach opinii publicznej.
• Płaszczyzna finansowa – nie wiadomo, o co chodzi, no to chodzi o pieniądze. Niestety w tym obszarze prawdopodobieństwo wyciągnięcia korzyści jest nikłe, można chociaż dążyć do zminimalizowania strat zarówno w kontekście całego przedsiębiorstwa, jak i pojedynczych pracowników. Priorytety jednak zazwyczaj leżą już w gestii zarządu.
• Interesariusze – jak sama nazwa wskazuje są to osoby, które mają jakikolwiek interes w sprawnym funkcjonowaniu firmy. Z tego powodu w obliczu wystąpienia kryzysu, bez względu na to, czy jest to trzęsienie ziemi czy krach giełdowy, należy utwierdzić ich w przekonaniu, że owy interes jest bezpieczny.
• Procedury wewnętrzne – proces tworzenia Planu Ciągłości Działania przypomina prowadzenie próbnej ewakuacji. Wymaga on rzetelnego zastanowienia się nad każdym aspektem funkcjonowania działalności, a następnie zapobiegnięcia w nim potencjalnych szkód. Jest to doskonała metoda, żeby zlokalizować usterki także w pozornie sprawnie funkcjonujących na co dzień procesach.

Po co nam PCD? Czy jest potrzebny w każdej większej organizacji?

Wiele osób może się zastanawiać, czy Plan Ciągłości Działania jest właściwie potrzebny w każdej organizacji, bez względu na jej rozmiar. W końcu jeśli prowadzimy kreatywną agencję marketingową, to w obliczu klęski żywiołowej świat obędzie się bez naszych genialnych briefów reklamowych. Niemniej, czy na pewno? Każda katastrofa po jakimś czasie przeminie, a życie będzie toczyć się dalej. Jak prozaiczna nie byłaby to praca, stanowi ona źródło utrzymania pracowników firmy i lokatę kapitału jej właścicieli. Z tego względu każda duża organizacja powinna mieć przynajmniej orientacyjny pomysł jak zachować ciągłość działalności, nie zbankrutować i wrócić do gry już po zakończeniu kryzysu. Pandemia Covid-19 brutalnie zweryfikowała jak wiele firm w ogóle nie zakładało tego rodzaju procedur w swojej strategii. Brakowało w nich zapasu zasobów oraz struktur organizacyjnych, które pokierowałyby przedsiębiorstwem w trudnej chwili. W takim przypadku pozostaje jedynie szybka improwizacja i łapanie rozgrzanego kartofla w ręce. A można było przecież zawczasu kupić rękawice…

Zobacz też

Rozwój i kariera Jeśli czytasz ogłoszenie i widzisz: „odporność na stres”, powinna ci się zapalić czerwonka lampka

Bądźcie gotowi na wszelkie zagrożenia – te małe i te duże!

Warto zauważyć, że w wielu przypadkach, rzeczona katastrofa może również wystąpić w skali mikro. Może to być coś równie niewielkiego jak pożar serwera, na którym przechowujemy wszystkie firmowe dane. Tworzenie planu pomoże zawczasu odnaleźć takie słabości i je zmitygować, na przykład poprzez utworzenie kopii w bezpiecznej chmurze. Chociaż firma nie ma wpływu na problemy w skali makro, to na nie również można się przygotować. W przypadku większej klęski żywiołowej bądź konfliktu zbrojnego, przedsiębiorstwo może pomóc pracownikom w relokacji do bezpieczniejszych terenów i kontynuowania z nich bezpiecznie pracy. Można również zawczasu przygotować plany pomocy finansowej i humanitarnej zatrudnionym z zagrożonej strefy oraz ich rodzinom. Odwróćmy więc klasyczny cytat Jana Kochanowskiego i bądźmy mądrzy zarówno przed, jak i po szkodzie!

Plan ciągłości działania – zaufanie jest najważniejsze

Ostatnim aspektem, dlaczego plany ciągłości działania są kluczowe dla funkcjonowania przedsiębiorstw jest ich pozytywny wpływ na wiarygodność i reputację. Już samo posiadanie PCD zwiększa zaufanie ze strony naszych partnerów i inwestorów. Dzięki temu wiedzą, że ich zlecenia bądź pieniądze znajdują się w odpowiedzialnych rękach i chętniej będą z nami współpracować. Jest to niesamowicie ważne w dzisiejszych czasach, gdy zglobalizowane łańcuchy dostaw często łączą przedsiębiorstwa leżące po różnych stronach kuli ziemskiej. Konsekwencje często są niesymetryczne. Jedna organizacja może w ogóle nie odczuć jakichś wydarzeń podczas gdy druga musi przez nie walczyć o przetrwanie. Utworzenie planu oraz zaznajomienie z nim najbliższych kontrahentów pomoże rozwinąć z nimi relacje i poprawić postrzeganie organizacji.

Po pierwsze – myśleć!

Zatem, jeśli w obliczu kryzysu chcielibyście uniknąć szoku i niedowierzania, lepiej w porę zainteresujcie się przygotowaniem dobrego PCD. Ale jak się za to zabrać? Poprawnie wykonany plan będzie zawierać w sobie kilka kluczowych elementów. Pierwszym krokiem w tym celu będzie identyfikacja istniejących ryzyk i oszacowanie prawdopodobieństwa ich wystąpienia. Przykładowo, może to być wystąpienie powodzi w regionie, w którym operuje przedsiębiorstwo. Następnie, trzeba przeanalizować jak owe ryzyko może wpłynąć na firmę oraz jej pracowników. Wracając do naszego przykładu, na terenie zagrożonym powodzią znajduje się kluczowy magazyn. Jest to tak zwana analiza wpływu na działalność (ang. Business Impact Analysis). Na tym etapie należy uważać szczególnie na elementy krytyczne, bez których całe przedsiębiorstwo może się zatrzymać.

Jak odpowiedzieć na incydent?

Kiedy wiemy co może zagrozić firmie i jakie mogą być tego konsekwencje, należy przejść do najważniejszego etapu. Chodzi mianowicie o przygotowanie planów odpowiedzi na te określone incydenty (ang. Incident response plan). Znajdą się w nich przede wszystkim:

• Podział obowiązków w sytuacji awaryjnej
• Plan ewakuacji personelu
• Przygotowane zestawy i zapasy kryzysowe
• Check-lista kluczowych czynności
• Gotowa lista kontaktów dla pracowników, ich rodzin oraz służb ratunkowych

Przenieśmy to na mniej abstrakcyjny grunt. W przypadku omawianej wcześniej powodzi, firma powinna jak najszybciej pomóc ewakuować pracowników magazynu oraz ich bliskich z obszaru zagrożenia. Jeśli to możliwe, należy zabezpieczyć najważniejsze zasoby z placówki i przenieść je do pozbawionej ryzyka, ustalonej wcześniej lokalizacji. Należy również przekierować logistykę do nowego miejsca. Ewakuowani pracownicy mogą otrzymać przygotowane wcześniej zestawy kryzysowe, składające się przykładowo z produktów higienicznych, żywności i ubrań. Całego procesu powinny doglądać wyznaczone zawczasu osoby świadome powierzonych im obowiązków. Trzeba jednak pamiętać, iż takie sytuacje są skrajnie nieprzewidywalne. Planowanie musi być jednocześnie elastyczne i nie może ograniczać inicjatywy osób znajdujących się “w terenie”.

Plan Ciągłości Działania umożliwia sprawny powrót do normalności

Kiedy już opadnie kurzawa należy skupić się na powrocie do normalności – odebraniu odszkodowania od ubezpieczyciela rekonstrukcji i odwieszeniu działalności. Tu również przydadzą się zawczasu ustalone role i plany. Szczegółowo przygotowany plan to nie wszystko. Należy regularnie ćwiczyć oraz ulepszać przygotowane procedury. Ryzyka oraz ich ważność dla firmy mogą dynamicznie się zmieniać i ewoluować, nawet w krótkich horyzontach czasowych. Warto zauważyć, że w wielu przypadkach również możemy przyczynić się do ich mitygacji bądź wyeliminowania poprzez zmianę procesów. W naszym praktycznym przykładzie takimi działaniami byłaby budowa nowego magazynu umieszczonego bezpiecznie poza obszarami zagrożonymi powodzią.

Temat Planu Ciągłości Działania warto poruszyć zarówno na forum całej firmy, jak i wewnątrz mniejszych jednostek organizacyjnych. Zagrożenia mogą się pojawić się niemal z każdej strony, ale można być na nie przygotowanym!

Oferty pracy z

Magdalena Desperak

Redaktorka

Z wykształcenia filolog języka francuskiego, jednak od najmłodszych lat emocjonalnie związana z dziennikarstwem i działalnością literacką. Interesuje się szerokim wachlarzem tematycznym, zaczynając od kwestii językowych, kulturowych i społecznych, poprzez finanse i ekonomię, aż po naukę i prawo. Można powiedzieć, że w życiu podąża za iście renesansową definicją bycia "humanistą".